iZettle Pro im Test – leicht bedienbares Kassensystem für die Gastronomie

Bei iZettle Pro handelt es sich um eine kostenpflichtige iPad-App, die mit der Cloud verbunden ist. Bei fehlender Internetverbindung kann der Kellner im Offline-Modus weiter bedienen und die Daten später im Internet synchronisieren.

• Vorteile: Komplett-System für Bar- und Kartenzahlungen, Kassensystem-Funktionen, übersichtliche Berichte, integrierbarer iZettle-Reader sofort einsetzbar, GoBD-konform, leichte Integration von Buchhaltungssystemen

• Nachteile: App-Lizenz muss pro eingesetztem iPad bezahlt werden, Kundenservice nur Mo.-Fr. von 9 bis 17 Uhr erreichbar.

Inhalt

• Bestes Angebot
• Kostenstruktur
• Für wen?
• Die App im Test
• Funktionen
• Offline Modus
• Kartenleser
• Zubehör
• Berichte
• Kundenservice
• Fazit

Einfache Kostenstruktur

Die Nutzung der iZettle-Pro-App kostet pro verwendetem iPad 49 € (zzgl. MwSt.) im Monat. Für jedes weitere iPad, das man einsetzen möchte, müssen jeweils weitere 49 € (zzgl. MwSt.) monatlich bezahlt werden.

Die Abbuchung der Software-Lizenzgebühren erfolgt monatlich im Voraus. Man kann iZettle Pro jederzeit bis zum Beginn des nächsten monatlichen Buchungszeitraums kündigen. Die Lizenz läuft bis zum Ende des gebuchten Zeitraums weiter. Eine Erstattung des Rest-Buchungszeitraums erfolgt nicht.

Dennoch ermöglicht dieses Modell die nötige Flexibilität für die besucherstarken Sommermonate im Café-Betrieb, um den Gerätepark je nach Bedarf zu erweitern oder herunterzufahren, da man den iZettle-Pro-Service monatsweise buchen kann.

Betrachtet man die Einzellizenz, sind die monatlichen Grundgebühren in Höhe von 49 € (zzgl. MwSt.) nicht zu beanstanden. Bei größeren Gastronomie-Betrieben, die pro Servicekraft ein iPad einsetzen, kann sich die Summe aber deutlich erhöhen.

Um herauszufinden, ob iZettle Pro eine mobile POS-Lösung für ein Unternehmen ist, ermöglicht iZettle, die App 7 Tage lang zu testen.

Laut den Nutzungsbedingungen von iZettle Pro endet die Testphase automatisch. Eine Kündigung ist also nicht nötig. Leider sind die Nutzungsbedingungen nur auf Englisch verfügbar.

Wer iZettle Pro nutzt, kann ganz bequem das hauseigene Kartenlesegerät iZettle Reader integrieren.

Für wen ist iZettle Pro geeignet?

Das app-basierte Kassensystem iZettle Pro ist speziell für die Gastronomie entwickelt worden. Neben den vielen gastrospezifischen Funktionen verspricht iZettle, dass die iZettle-Pro-App GoBD-konform arbeitet.

Besonders geeignet ist iZettle Pro für Gastronomie-Betriebe,

• die keine hohen Einstiegskosten durch die Anschaffung teurer Geräte haben möchten,

• die die monatlichen Kosten niedrig halten und nicht an einen Vertrag mit Mindestlaufzeit gebunden sein wollen,

• die kleine bis mittel-große Umsätze haben.

Ein sehr gut besuchter Club mit großer Bar und vielen Angestellten benötigt womöglich ein komplexeres System. Für normale Cafés und Restaurants ist iZettle Pro jedoch völlig ausreichend.

Die iZettle-Pro-App im Test

Wer Erfahrung im Einzelhandel hat, kommt schnell mit der übersichtlichen Menüführung der iZettle-Pro-App zurecht.

Auf der Produkt-Auswahlseite finden sich im oberen Teil des Bildschirms die einzelnen Produkte – wie Cappuccino, Espresso, Kännchen Kaffee – und im unteren Bereich die Produktkategorien – etwa heiße Getränke, AFG, Frühstück. So ist ein schneller Wechsel zwischen den Kategorien möglich, ohne einen lästigen Zurück-Button antippen zu müssen.

Foto: iZettle

Alle Produkte können selbst angelegt und in eigenen Farben gekennzeichnet werden. So kann man Produkttypen oder Marken farblich trennen und bei der Bestellaufnahme leichter erkennen. Die Änderungen in der Produktbibliothek können über einen Browser oder über die iPad-App erfolgen.

Um eine Bestellung durchzuführen, muss der Kellner einfach auf einen Artikel tippen. Dieser wird dann in einem Bestellfenster auf der rechten Seite hinzugefügt. Solange die Bestellung nicht durch die Zahlungsregistrierung abgeschlossen wird, können die Artikel im Bestellfenster noch angepasst werden.

Foto: iZettle

Unter dem Menüpunkt „Funktionen“ können Produkte gesucht, Bestellungen storniert, Kundenkarten gescannt, Geschenkkarten verwaltet oder andere Aktionen vorgenommen werden, bevor die Bestellung mit der Zahlungs-Registrierung abgeschlossen wird.

Es ist möglich unterschiedliche Benutzerkonten in der iPad-App einzurichten. Die hinzugefügten Benutzer können als Vorgesetzter, Manager oder Mitarbeiter klassifiziert werden.

Der Manager kann die Berechtigungen für Mitarbeiter auf ein Minimum reduzieren und gerade so viele Funktionen zulassen, die nötig sind, um die App für die Arbeit am Gast (Bestellungen, Zahlungen) zu nutzen. Jeder Benutzer erhält eine eigene PIN-Nummer, womit der Zugang zum eigenen Benutzer-Konto geschützt ist.

Insgesamt lief die iZettle-Pro-iPad-App während des Tests reibungslos.

Funktionen bei iZettle Pro

Die iZettle-Pro-App ist sehr komplex und weist eine Vielzahl von Funktionen auf. Hier sind ein paar dieser Funktionen näher betrachtet:

Zum-Mitnehmen-Option: Bei der Bestellung kann ausgewählt werden, ob der Gast das Essen oder das Getränk zum Mitnehmen bestellt oder für den Konsum im Gastbereich. Selbst wenn der Gast zum Mitnehmen bestellt, kann ihm ein Tisch zugewiesen werden, falls er dort auf die Bestellung wartet. Entscheidet sich der Gast doch zu bleiben, kann man die vorherige Auswahl einfach korrigieren.

Tischverwaltung: Mit dem Tischverwaltungs-Werkzeug im Einstellungsmenü kann eine Tischübersicht in der App erstellt werden. Es können verschiedene Tischgrößen und -formen ausgewählt werden – das sorgt für einen guten Überblick, der gerade in stressigen Situationen hilfreich für das Personal ist. Gibt ein Gast eine Bestellung auf, kann direkt ausgewählt werden, an welchen Tisch die Bestellung angehängt werden soll. Außerdem können Tische zusammengeführt oder Rechnungen geteilt werden. Für Anfänger ist die Tischverwaltungsfunktion zunächst etwas schwer zu verstehen.

Treueprogramm: Nutzer von iZettle Pro können festlegen, wie viele Treuepunkte ein Gast pro ausgegebenen 1€ erhält. Bei zukünftigen Bestellungen können diese Punkte dann als Rabatt eingelöst werden, wenn diese Funktion aktiviert wurde.

Werbeaktionen: In der iZettle-Pro-App gibt es auch eine Funktion für Werbeaktionen, bei der man bestimmte Prozentsätze oder Beträge festlegen kann, die vom Kaufpreis abgezogen werden sollen. Eine Werbeaktion kann auf bestimmte Produkte, Kategorien oder Personen des Treueprogramms beschränkt werden. Man kann aber auch pauschale Rabatte einstellen. Außerdem ist es möglich, die Werbeaktion jederzeit über den entsprechenden Schieberegler zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Mitarbeitermanagement: Eine spezielle Zeiterfassungs-Funktion registriert die Stunden der Mitarbeiter auf dem Dashboard der App. Am Ende der Woche wird eine Art Stempelkarte mit den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden erzeugt. Diese ist bearbeitbar und steht als CSV zum Export zur Verfügung, was sehr nützlich für die Lohnabrechnung ist.

Trainingsmodus: Diese Funktion ist für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern gedacht, die in diesem Modus mit der App üben können, ohne die Verkaufszahlen zu beeinflussen. Außer der integrierten Kartenzahlung funktionieren alle Bestell- und Zahlungs-Prozesse im Trainingsmodus.

Bestands- und Lagerverwaltung: Nutzer können das Bestandsmanagement so einrichten, dass sie eine Nachricht erhalten, wenn ein Produkt bald nicht mehr im Lager verfügbar ist. Es ist auch möglich einen Lagerhaltungsbericht abzurufen mit Angaben zum aktuellen Bestand.

Im Offline-Modus Bestellungen und Zahlungen annehmen

Wenn das Internet mal ausfällt oder in bestimmten Bereichen der Gaststätte kein Empfang ist, müssen die Kellner nicht verzweifeln. Sie können die Bestellungen auch offline annehmen. Sobald sie wieder eine Verbindung zum Internet haben, findet eine Datensynchronisierung statt.

Anders sieht es beim Kartenlesegerät iZettle Reader aus. Dieses benötigt zur Durchführung von Kartenzahlungen immer eine Internetverbindung. Daher können in der Kombination von Reader und iZettle Pro keine Kartenzahlungen im Offline-Modus abgewickelt werden.

Das mobile Kartenlesegerät iZettle Reader

Einer der großen Vorzüge von iZettle Pro ist, dass sich der mobile Kartenleser iZettle Reader unproblematisch integrieren lässt. Es ist nicht nur ein sehr stylisches und gut in der Hand liegendes Objekt, sondern auch das schnellste mobile Kartenlesegerät, das derzeit auf dem Markt ist. Und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt auch. (iZettle-Reader-Test)

Die Transaktionsgebühren betragen für EC-Kartenzahlungen 0,95 % und Kreditkartenzahlungen 2,75 % des Karten-Umsatzes.

Der Kartenleser lässt sich innerhalb von 2 Sekunden einschalten, verarbeitet kontaktlose Zahlungen innerhalb von 5 Sekunden (alle anderen Zahlungen benötigen unter 15 Sekunden) und hat eine Akkulaufzeit von 8 Stunden bei aktiver Nutzung.

Neben Girokarten (EC-Karten) akzeptiert der iZettle Reader zahlreiche Kreditkarten: Visa, Mastercard, American Express, Diners Club, JCB und UnionPay. Auch die gängigen Kontaktlos-Anbieter Apple Pay, Samsung Pay und Google Pay funktionieren mit dem iZettle Reader.

Der Kartenleser entspricht den höchsten Sicherheitsanforderungen und Industriestandards.

Um nie mit leerem Akku dazustehen, empfiehlt sich die Ladestation iZettle Dock zu verwenden. Hier kann der Reader zum Aufladen abgelegt werden, wenn er nicht im Einsatz ist. Das iZettle Dock ist auch ein echter Hingucker, was das Design anbelangt.

Als Alternative zu dem Kartenleser von iZettle besteht noch die Möglichkeit, Kartenleser von Verifone mit der iZettle-Pro-App zu verbinden.

Zubehör

Quittungen kann man per E-Mail oder SMS verschicken, man kann sie aber auch ausdrucken. Dazu benötigt man einen kompatiblen Drucker. iZettle Pro funktioniert mit unterschiedlichen Modellen.

iZettle bietet außerdem verschiedene Hardware-Bundles an. Das günstigste Paket kostet 499 € (zzgl. MwSt.). Darin enthalten sind Belegdrucker, iPad-Halterung, iZettle Reader, iZettle Dock und weiteres Zubehör.

Wer bereits über einzelne Geräte verfügt, kann die Bundles so anpassen, dass das vorhandene Gerät aus dem Paket herausgenommen wird. Auf diese Art sinkt der Bundle-Gesamtpreis.

Das iZettle Dock ist eine Halterung und Ladestation für den iZettle Reader. Solange man den Reader nicht mobil einsetzt, kann er im iZettle Dock geladen werden. So steht man nie mit leerem Akku vor dem Gast.

Berichte

In der iZettle-Pro-App sind Echtzeit-Daten zu Verkäufen und Transaktionen verfügbar. Hier kann man die Informationen auch getrennt nach Transaktionsart etwa Bargeld, Karte oder Rückerstattung analysieren. Die Tagesberichte können ausgedruckt werden.

Über einen Browser können zusätzliche Berichte abgerufen werden. Um noch tiefer zu gehen, muss man sich in sein iZettle-Pro-Konto einloggen. So können Daten für Steuerzwecke klassifiziert werden, Umsätze überwacht und der Bestand gemanagt werden.

Foto: iZettle

Erreichbarkeit des Kundenservices

Der Kundenservice ist telefonisch oder per E-Mail beziehungsweise Kontaktformular erreichbar. Die Support-Zeiten sind von Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr. Für Gastronomiebetriebe, die abends, nachts oder frühmorgens geöffnet haben, ist die Kundenservice-Abdeckung unbefriedigend.

Fazit

Das app-basierte Kassensystem iZettle Pro hält was es verspricht. Die App läuft zuverlässig und die Bedienoberfläche erlaubt eine schnelle Bestellaufnahme, Rechnungsteilung und Zahlungsabwicklung. Noch mehr Zeit gewinnt, wer den iZettle Reader in Verbindung mit iZettle Pro verwendet. Die reibungslose Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen entlastet das Personal und sorgt für zufriedene Gäste.

Noch dazu ist die Einrichtung von iZettle Pro sehr einfach und die Integration von anderen Geräten wie kompatiblen Druckern, Kassenladen und Kartenlesern unproblematisch.

Für einige Restaurants, Cafés oder Bars kann auch die Kundenbindungsfunktion über Treuepunkte attraktiv sein, die viele Anpassungsmöglichkeiten erlaubt.

Sehr große Gastronomien sollten sich allerdings überlegen, ob sich iZettle Pro wirklich für sie lohnt, da der Einsatz von vielen iPads hohe Software-Lizenzgebühren bedeutet. Jedes iPad benötigt eine eigene Lizenz.