• Mann zahlt mit seiner Kreditkarte kontaktlos in einem Café.
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Orderbird im Test – leicht bedienbares Kassensystem für Gastronomien

Von Lena Weber|2018-11-29T22:02:03+00:008. November 2018|Tags: , |
Unsere Bewertung(4/5)

Orderbird ist ein unkompliziertes iPad-Kassensystem, das für die Bestellabwicklung in Restaurants, Cafés und Bars optimiert ist.

Dank seiner Übersichtlichkeit ist Orderbird intuitiv einfach zu bedienen und bietet alle Funktionen, die man in der Gastronomie benötigt, z.B. Bonieren, Stornieren, Splitten, Umbuchen und Rabatte eingeben.
  • Vorteile: Keine Mindest-Vertragslaufzeit oder Kündigungsfrist. 24-Stunden-Service. Finanzamt-Konformität (GoBD).
  • Nachteile: Für jedes Gerät werden Lizenzgebühren fällig. Endgültige Preise nur auf Anfrage.

Wie funktioniert das Orderbird Kassensystem?

Mit dem Orderbird Kassensystem kann das Servicepersonal die Bestellungen in einem Restaurant oder Café direkt am Tisch auf einem mobilen Gerät wie z.B. einem iPad aufnehmen, welche dann elektronisch direkt in die Küche oder an die Theke zur weiteren Abwicklung übertragen werden. Über WLAN kommuniziert das Kassensystem mit vorkonfigurierten (Bon-) Druckern, über welche die Kassenbelege ausgedruckt werden.

Außerdem lässt dieses iPad-Kassensystem jederzeit und von überall über die Datenzentrale my.orderbird übersichtliche Reports (Kellner, Schicht, Tag und Monat) erstellen, und ermöglicht so individuelle detaillierte Analysen. Die Daten werden in der Cloud gespeichert.

Für den Orderbird benötigt man ein mobiles Apple Gerät, z.B. einen iPad, iPod Touch oder ein iPhone, auf dem die Software bzw. App installiert ist, und ein einheitliches WLAN, damit die einzelnen Geräte miteinander „sprechen“ können. Die Software selbst ist entweder schon auf dem mobilen Gerät installiert, wenn man es als Teil des Kassensystems kauft oder kann heruntergeladen werden. Hardware kann separat hiervon bezogen werden.

Für die Benutzung des Orderbird Kassensystems fallen laufende Kosten an. Man bezahlt für bestimmte Funktionen und die jeweilige Lizenz monatlich oder jährlich. Für die Bezahlung mit EC- und Kreditkarte fällt außerdem eine Transaktionsgebühr an (siehe unten).

Für mehr Informationen zu der allgemeinen Funktionsweise von iPad Kassensystemen, lesen Sie iPad Kassensystem – was ist das?.

Die monatlichen Lizenzkosten variieren

Während die Grundfunktionen des Orderbird theoretisch gratis angeboten werden, sind seine wichtigsten Funktionen, z.B. das Funkbonieren, die Daten-Exporte und der 24-Stunden-Support kostenpflichtig.

Ab 29 € im Monat kann man eine Gerätelizenz für ein iPad als Orderbird-Kasse erwerben. Die Servicelizenz ist darin jedoch nicht enthalten und muss zusätzlich gebucht werden. Werden zwei iPads genutzt, muss man also auch zweimal die Gerätelizenz-Kosten tragen und zusätzlich die Kosten für die Servicelizenz.

Wie hoch der Betrag für die Servicelizenz ist, hängt vom jeweiligen Fall ab. Orderbird macht Ihnen nach der Prüfung Ihres Antrages ein endgültiges Angebot. Wer eine 3-Jahres-Lizenz erwirbt, erhält kostenlos ein iPad dazu.

Kompatible Hardware

Das Standard-Starterpaket von Orderbird mit Bon-Drucker (Epson TM T30), Basis-WLAN-Router, Webinar, Standard-Schulung und Support kostet 599 € (exkl. MwSt.).

Mit dem Orderbird-System sind folgende Kassenladen kompatibel: die Kassenlade Metapace-K2 sowie die Touch Kassenlade KA-330 Push.

Um sicherzustellen, dass der Router mit den anderen Hardware-Komponenten kompatibel ist, wird der Orderbird TP-Link N600 Router empfohlen. Dieser Router ist so in das Orderbird Kassensystem integriert, dass sich die Geräte automatisch verknüpfen, wenn sie zusammengekauft werden. Andere Modelle sollten auch funktionieren, es ist aber ratsam, dies vorher bei Orderbird nachzufragen.

EC- und Kreditkarten mit Kartenleser annehmen

Über das Orderbird-Kassensystem kann man auch Kartenzahlungen (EC-Karten und Kreditkarten) entgegennehmen. Hierfür benötigt man allerdings den entsprechenden Orderbird-Kartenleser für 149 € exkl. MwSt., wobei nach dieser einmaligen Zahlung keine monatlichen Kosten mehr dazukommen. Wählt man das Standard-Starterpaket mit Kartenlesegerät, spart man beim Kartenleser 49 €.

Bei dem Kartenlesegerät, das von Orderbird eingesetzt wird, handelt es sich um den Miura M010, der auch bei Concardis Optipay zum Einsatz kommt.

Er baut eine Verbindung zum Tablet via Bluetooth auf und funktioniert sowohl mit Chip-Karten als auch bei Karten mit Kontaktlos-Funktion.

Kartenleser Miura M010. Foto: Orderbird

Die Akkulaufzeit des Kartenlesers beträgt zehn Stunden im Standby-Modus und die Aufladung erfolgt über ein USB-Kabel – entweder an einem Computer oder einem USB-Steckdosen-Adapter.

KartenKosten
EC Karten 
0,95 %
Kreditkarten
2,5 %
Kreditkarten
2,75 %

Es werden folgende Transaktionsgebühren erhoben: 0,95 % für EC-Karten, 2,5 % für die Kreditkarten von Mastercard, VISA, JCB und Unionpay sowie 2,75 % für die Karten Diners Club und Discover.

Funktionen des Kassensystems

Auf dem Orderbird sind Artikel- und Warengruppen selbstständig und unkompliziert änderbar. Das Servicepersonal hat jederzeit nur das aktuelle Angebot auf dem Display seines iPad, iPhone oder iPod Touch. Er sieht außerdem sofort besonders hervorgehobene Artikel wie z.B. am meisten bestellte Gerichte, Angebote des Tages oder Sonderaktionen.

Orderbird bar
Das Orderbird-Kassensystem ist auch für Bars geeignet. Foto: Orderbird.

Mithilfe des Orderbirds kann man konkrete Bestellabläufe eingeben, welche der Kellner dann bei der Bestellung nur noch auf dem Display nachvollziehen und eingeben muss, z.B. automatisches Abfragen des Gargrades bei Steaks.

Ausdrückliche Sonderwünsche der Gäste können durch einfaches Hinzufügen einer Bestellnotiz an die Küche oder Bar weitergeleitet werden und gehen so nicht verloren. Sollten Gäste sich einmal an einen anderen Tisch begeben, können die Tische einfach umgebucht werden.

Es ist sowohl das Splitten von Rechnungen möglich, als auch die nachträgliche Änderung der Zahlart. Automatisch rechnet der Orderbird das Rückgeld aus. Sollte eine Rechnung ganz oder teilweise fehlerhaft eingegeben worden sein, ermöglicht Orderbird ein Storno mit und ohne Angabe vordefinierter Gründe. Außerdem kann man über den Orderbird Rabatte vergeben und editieren.

Mobile Bestellungsaufnahme mit Orderbird

orderbird-tishOrderbird’s wichtigster Bestandteil ist eine Software bzw. App, die auf ein mobiles Endgerät wie ein iPod Touch oder ein iPad Mini installiert ist, auf welchem das Servicepersonal direkt die Bestellung eingibt.

Die Bestellung wird automatisch an die Küche oder die Bar übertragen.

Diese mobile Bestellungsaufnahme bzw. das sogenannte „Funkbonieren“ bedeutet, dass die Kellner nicht mehr nach jeder Bestellung in die Küche oder an die Bar bzw. für die Rechnung an die stationäre Hauptkasse gehen müssen.

Jeder Bestellvorgang, auch Stornierungen und Umbuchungen, werden automatisch im System erfasst und sind als Auswertung jederzeit unter my.orderbird abrufbar.

Berichte und Datenzugriff durch das Finanzamt

Über die sogenannte „my.orderbird Datenzentrale“ im Internet kann man jederzeit und von jedem Computer mit Internetverbindung aus alle Buchungsvorgänge des Kassensystems abrufen und kontrollieren. Dies erlaubt z.B. einen aktuellen Blick auf die umsatzstärksten Zeiten, Schichten und Produkte.

Orderbird selbst gewährleistet, dass sein Kassensystem GoBD konform ist, also den aktuellen Anforderungen des Finanzamtes etwa in Bezug auf Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten entspricht. Über die Orderbird-Software lassen sich Berichte für Steuerprüfer erstellen. Auch der DATEV-Datenexport ist möglich, um den Steuerberater mit den nötigen Unterlagen zu versorgen.

Außerdem erlaubt der Orderbird ein umfassendes Rechtemanagement und das Anlegen von Benutzerprofilen, mit denen konkret die Datenzugriffe und Befugnisse Daten zu ändern auf verschiedene Mitarbeiter beschränkt werden können.

Bei allem muss man sich keine Sorgen machen, dass Daten verloren gehen, da diese auf Hochleistungsservern in Echtzeit gesichert und mit Backups archiviert sind.

Verschlüsseltes und unverschlüsseltes Gäste-WLAN

Orderbird bietet zusätzlich einen Router an, über den die Gäste des Gastronomiebetriebs kostenfrei und sicher im Internet surfen können. Als „WiFi out of the box“ wird dieser Router bereits mit allen erforderlichen Einstellungen geliefert, sodass man ihn nur noch an den eigenen Internetrouter anschließen muss. Die späteren Updates erhalten die Kunden von Orderbird automatisch.

Über den Router wird ein verschlüsselter Internetzugang für die Gäste und ein Gäste-Zugang ohne Verschlüsselung bereitgestellt. Die Gäste können frei wählen, ob sie verschlüsselt oder unverschlüsselt surfen wollen.

Außerdem gibt es einen „privaten Internetzugang“ für den Gastronomiebetrieb, der durch eine spezielle Software vom Kunden-Zugang getrennt und automatisch verschlüsselt ist.

Stabilität

Im Mai 2016 legten gezielte DDoS-Angriffe die Server vom iPad-Kassensystem Orderbird vollkommen lahm, was dazu führte, dass nur noch im „Notfallmodus“ gearbeitet werden konnte. Dies führte zu vielen Beschwerden in Bezug auf die Stabilität des Orderbird-Systems. Mittlerweile hat sich die Situation dahingehend aber verbessert.

Kundenservice immer erreichbar

Bei Störungen kann der Kunde den Orderbird-Online-Support rund um die Uhr in Anspruch nehmen. Es wird neben telefonischer Unterstützung auch Fehlerbehebung durch Remote-Control per Fernwartung angeboten.

Fazit

Mit dem Orderbird lassen sich Bestellungen leicht und schnell von dem Servicepersonal aufnehmen und zur weiteren Bearbeitung automatisch an die Bar oder Küche schicken. Die Datenzentrale „my.orderbird“ bietet zwar kein besonders umfangreiches, aber für den normalen Gastronomiebetrieb ausreichendes Angebot an Datenmanagement und -Sicherungsfunktionen.

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