Wenn Händler in Deutschland eine elektronische Kasse, eine PC-Kasse oder ein Kassensystem verwenden, sollten sie die GoBD beachten.
Nur offene Ladenkassen fallen nicht in den Anwendungsbereich der GoBD, unterliegen aber dennoch bestimmten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
Was bedeutet die Abkürzung GoBD?
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Diese Grundsätze wurden in einem BMF-Schreiben Ende 2014 veröffentlicht und lösen die GDPdU und GoBS ab.
Was regeln die GoBD?
Die GoBD beschreiben die Anforderungen an die korrekte Erfassung und Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsvorfällen, Belegen und anderen steuerrelevanten Daten. Außerdem wird in diesen Grundsätzen ausgeführt, wie Außenprüfer des Finanzamtes auf die elektronischen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen können.
Im Grunde sind die GoBD eine Konkretisierung der geltenden Rechtslage, so wie sie vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) ausgelegt wird. Das Ziel ist, Finanzbehörden und Steuerpflichtigen eine Orientierung an die Hand zu geben, welche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Kassenführung unter Verwendung moderner Technik gestellt werden.
Folgende Punkte sind unter anderen für das Betreiben eines elektronischen Kassensystems relevant:
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Elektronische Aufbewahrungspflicht
Steuerrelevante Daten, die elektronisch erzeugt werden, müssen elektronisch so aufbewahrt werden, dass die Unveränderbarkeit der Daten und die Datensicherheit (insbesondere Schutz vor Verlust) gewährleistet sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Zur unveränderbaren Archivierung reicht es nicht aus, sich alles auszudrucken, was man einmal elektronisch erzeugt hat. Alle elektronisch erzeugten steuerrelevanten Daten müssen auch elektronisch archiviert werden.
Betreiber einer offenen Ladenkasse sollten hier aufpassen. Wer parallel zur manuellen Aufzeichnung freiwillig ein elektronisches Kassensystem verwendet, unterfällt automatisch dem Anwendungsbereich der GoBD.
Übrigens: Zehn Jahre lang sind auch Dokumente wie Bedienungs- und Programmieranleitungen für Kassensysteme aufzubewahren. Gleiches gilt für die Verfahrensdokumentationen. Dazu gehören zum Beispiel Protokolle über Änderungen an der Programmierung des Kassensystems. Selbst die Änderung des Mehrwertsteuersatzes oder Preisänderungen stellen eine solche Programmänderung dar.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Die Aufzeichnungen müssen für das Finanzamt nachvollziehbar sein und vor allem überprüfbar. Daher müssen die Daten so gespeichert werden, dass sie für die Finanzverwaltung lesbar und jederzeit verfügbar sind.
Unveränderbarkeit
Außerdem müssen die Daten vollständig, richtig, ordentlich, zeitgerecht gebucht und aufgezeichnet sowie maschinell auswertbar sein. Diese Anforderungen genauso wie die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit folgen aber nicht erst aus den GoBD, sondern bereits aus § 146 AO und § 239 HGB.
Die GoBD versucht nur, die ohnehin schon geltenden Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten in die digitale Welt zu übertragen, wobei der wichtigste Punkt die Unveränderbarkeit von Daten ist. Sollten nachträgliche Änderungen vorgenommen werden – etwa Rückerstattungen – , muss unveränderbar erkennbar sein, welche Änderungen vorgenommen wurden (Stichwort „Versionierung“). Damit will das BMF das Verbot von Radierungen, das in der analogen Welt gilt, auch für die digitalen Aufzeichnungen klarstellen.
Einzelaufzeichnung
Für elektronische oder computergestützte Registrierkassen und Kassensysteme ist seit des neuen Kassengesetzes im Jahr 2017 die Kassensicherungsverordnung in Verbindung mit § 146a AO zu beachten: Danach ist jeder einzelne Geschäftsvorfall zu speichern.
Wenn jemand also Einzelbelege (z.B. Rechnungen) mit Hilfe einer Kassensoftware anfertigt, diese Software aber nur Tagesabschlüsse aufzeichnet und archiviert, verstößt das verwendete Kassensystem bereits gegen die Kassensicherungsverordnung. Eine Verdichtung von Grundaufzeichnungen zu Zwecken der Aufbewahrung darf nur erfolgen, wenn die Grundaufzeichnungen mit ihren Einzeldaten lesbar bleiben.
Daneben haben Steuerpflichtige etliche weitere Pflichten im Rahmen einer ordnungsgemäßen Dokumentation, Kontrolle, Aufzeichnung und/ oder Buchführung zu beachten. Bar-Einnahmen und -Ausgaben sollten zum Beispiel täglich aufgezeichnet werden.
Zur GoBD-Konformität gehört auch, dass der Steuerpflichtige sein Kassensystem richtig bedient. In diese Kategorie fällt unter anderem die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS). Wurden Dienste outgesourct – wie bei der Nutzung eines Cloud-Services üblich – muss der Cloud-Anbieter vom Steuerpflichtigen überprüft werden, um die eigene GoBD-Konformität sicherzustellen.
Wer sich unsicher ist, welche Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten zu beachten sind, sollte sich an einen Steuerberater oder einen Anwalt für Steuerrecht wenden.
Sind die GoBD verbindlich?
Da es sich bei den GoBD „nur“ um ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die untergeordneten Finanzbehörden handelt, also um eine interne Verwaltungsvorschrift, binden die GoBD weder den Bürger noch die Gerichte.
Es handelt sich bei den GoBD um die Auslegung von Rechtsvorschriften aus Sicht des Bundesfinanzministeriums. Sowohl der Bürger als auch die Gerichte können Gesetze, Verordnungen und ähnliches Regelwerk anders auslegen. Rechtsstreitigkeiten rund um die GoBD werden nicht selten höchstrichterlich zu entscheiden sein.
Wer sich keinen Ärger mit der Finanzverwaltung ins Haus holen möchte, sollte sich an die GoBD halten. Wenn das Finanzamt einem Händler Fehler unter Bezugnahme auf die GoBD vorwirft, kann jedoch ein Rechtsanwalt befragt werden, ob es Möglichkeiten gibt, sich gegen die Rechtsauffassung des Finanzamtes zur Wehr zu setzen.
Die GoBD können aber andersherum Ansprüche auf Seiten des Steuerpflichtigen begründen. Sollte sich herausstellen, dass die Finanzverwaltung ungerechtfertigter Weise von den GoBD abweicht, könnte damit ein Verstoß gegen die Selbstbindung der Verwaltung durch ständige Übung vorliegen, was dem Bürger einen Anspruch auf Einhaltung der GoBD verschaffen kann. Professioneller Rechtsrat ist auch hier zu empfehlen.
Ab wann gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Für elektronische Registrierkassen mit einem zu geringen Speicher für alle Einzelaufzeichnungen galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016.
Wer die GoBD bislang nicht umgesetzt hat, kann dies in vielen Punkten nicht rückwirkend korrigieren. GoBD-konform kann man dann nur für die Zukunft arbeiten.
Im Internet kursieren immer wieder Artikel zum Thema GoBD 2018. So etwas wie die GoBD 2018 gibt es jedoch nicht. Die GoBD haben sich seit ihrer Veröffentlichung Ende 2014 nicht verändert.
Wer sollte die GoBD beachten?
Die GoBD gelten für alle Unternehmer, also auch solche, die statt einer Bilanz eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) beim Finanzamt vorzulegen haben.
Zwar müssen EÜR-Rechner grundsätzlich kein Kassenbuch führen – bestimmten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unterliegen sie dennoch. Und wenn EÜR-Unternehmen eine elektronische Kasse nutzen, fallen sie automatisch in den Regelungsbereich der GoBD. Selbst Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind von den GoBD nicht ausgenommen und sollten diese bei elektronischer Kassenführung beachten.
Lediglich Unternehmer, die eine offene Ladenkasse (zum Beispiel Schublade oder Geldkassette) allein mit manueller Aufzeichnung führen, werden nicht von den GoBD erfasst.
Zusammenfassend kann man also sagen: wer eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder ein Kassensystem (z.B. App-basiert) nutzt, sollte die GoBD beachten, da es sich hierbei um die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung in Bezug auf geltende Gesetze, Verordnungen und andere Vorschriften handelt.
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Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?
Selbst wenn der Anbieter eines Kassensystems verspricht, dass die GoBD-Anforderungen mit seiner Lösung erfüllt werden, bleibt der Händler gegenüber dem Finanzamt verantwortlich. Der Händler muss also dafür Sorge tragen, die Regeln, die den GoBD zu Grunde liegen, einzuhalten.
Sollte sich nachträglich herausstellen, dass das Kassensystem doch nicht GoBD-konform gearbeitet hat, kann es zu Hinzuschätzungen seitens des Finanzamtes kommen – im schlimmsten Fall droht sogar eine Vollschätzung der Steuerschuld.
Die GoBD selbst sehen keine Bußgelder oder Strafen für den Fall vor, dass sich der Bürger nicht GoBD-konform verhält. Das können die GoBD auch gar nicht, weil diese kein Recht mit Außenwirkung für den Steuerpflichtigen darstellen. Insofern kann der Bürger nicht gegen die GoBD an sich verstoßen.
Aus § 379 AO in Verbindung mit § 146a AO folgt aber zum Beispiel: Wer ein elektronisches Kassensystem nicht richtig verwendet und dabei vorsätzlich oder leichtfertig handelt, muss mit einer Geldbuße von bis zu 25000 € rechnen.
Außerdem müssen Nutzer eines Cloud-Dienstes mit dem Anbieter abklären, in welchem Land die Daten aufgezeichnet und gespeichert werden. Sollten steuerrelevante elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden, muss sich der Steuerpflichtige dies beim Finanzamt auf Antrag genehmigen lassen (§ 146 Abs. 2a AO). Anderenfalls droht die Festsetzung von Verzögerungsgeldern zwischen 2500 € und 250000 €. Im Übrigen muss der Cloud-Dienstleister auch im Ausland die GoBD-Anforderungen einhalten, damit das Finanzamt dem Steuerpflichtigen keine Probleme bereitet.
Ein Verzögerungsgeld zwischen 2500 € und 250000 € riskiert auch, wer dem Außenprüfer des Finanzamtes nach angemessener Frist keinen Zugriff auf seine elektronisch gespeicherten Daten gewährt.
Sollte das Finanzamt zum Beispiel unrichtige oder unvollständige Angaben – etwa bei der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen – feststellen, kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen (§ 370 AO).
Welche Kasse ist GoBD-konform?
Es gibt kein offiziell anerkanntes Zertifikat für eine GoBD-Konformität eines Kassensystems. Private Stellen dürfen zwar GoBD-Konformitäts-Zertifikate für Kassen- und Buchhaltungssoftware ausstellen; diese entfalten aber keine Bindung gegenüber dem Finanzamt.
Auch hier haftet der Steuerpflichtige gegenüber dem Finanzamt, wenn das Zertifikat am Ende falsch ist, weil sich die verwendete Software als nicht-GoBD-konform herausstellt. Sicherheit verschafft auch keine Anfrage beim Finanzamt selbst. Die Finanzverwaltung weigert sich in den GoBD ausdrücklich, bestimmte Kassensysteme als GoBD-konform zu bestätigen.
Negativtest für GoBD-Konformität einer Kasse
Wenn einer der folgende Punkte von einem Kassensystem nicht erfüllt werden, kann man zumindest sagen, dass es nicht GoBD-konform ist:
- Alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle wie etwa Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen und andere Vorgänge müssen einzeln aufgezeichnet beziehungsweise gespeichert werden – wobei das seit 2017 konkret aus § 146a AO und der Kassensicherungs-Verordnung folgt.
- Alle steuerrelevanten Daten müssen 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Dazu gehören zum Beispiel die Aufbewahrung aller Einzeldaten und der Protokolle über Programmänderungen etwa von Stammdaten. Auch die Strukturinformationen der Daten (z.B. Dateiherkunft) müssen aufbewahrt werden.
- Die erzeugten Daten müssen jederzeit vom Finanzamt gelesen und maschinell ausgewertet werden können. Das Kassensystem muss also in Bezug auf alle relevanten Daten über eine Datenexport-Möglichkeit verfügen und diese Daten in einem für das Finanzamt lesbaren Format bereitstellen.
Sicherheitszertifikat nach § 146 a AO
Nicht verwechseln sollte man das Sicherheitszertifikat nach § 146 a AO mit einem GoBD-Zertifikat. Kassensysteme und die damit gemachten digitalen Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Das folgt direkt aus § 146 a AO und hat mit einer GoBD-Zertifizierung nichts zu tun.
Da es durch die Abgabenordnung verboten ist, Kassensysteme zu bewerben oder in den Verkehr zu bringen, die den Anforderungen aus § 146 a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung nicht entsprechen, würden Anbieter ohne Sicherheitszertifikat gegen das Gesetz verstoßen. Am besten lässt man sich das Sicherheitszertifikat vom Anbieter einer Kassenlösung zeigen.
Fazit
Unternehmer, die ein Kassensystem suchen, sollten unbedingt darauf achten, dass der Kassensystem-Anbieter die GoBD-Konformität gewährleistet. Wer unsicher ist, ob ein Kassensystem wirklich GoBD-konform ist, sollte es von einem Anwalt für Steuerrecht prüfen lassen.
Händler, die noch mit einer offenen Ladenkasse arbeiten, sollten den Umstieg auf ein elektronisches Kassensystem erwägen. Mit diesem Schritt kann man sich viel manuelle Aufzeichnungsarbeit ersparen.
Der Trend geht ohnehin Richtung papierloses Büro. Auch die GoBD folgen diesem Trend und ebnen den Weg in die papierlose Buchhaltung. Eingescannte Papierdokumente dürfen nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums vernichtet werden, sofern sie nicht auf Grund von bestimmten Vorschriften in Papierform aufbewahrt werden müssen (z.B. Zollbelege).
