Händler, die schon lange im Einzelhandel tätig sind, werden in der Regel mit X- und Z-Berichten aus der Arbeit mit einer Kasse oder einem Kartenterminal vertraut sein, aber moderne, Cloud-basierte Kassensysteme nennen diese Berichte oft nicht so. Woher sollen Sie also wissen, was diese Berichte sind? Was ist ein Z-Bericht im Vergleich zu einem X-Bericht?
Es ist hilfreich, die Bedeutung anhand der Buchstaben nachzuvollziehen: „X“ kommt im Alphabet vor „Z“ (ignorieren Sie „Y“, auch wenn das dazwischen liegt – es gibt seltsamerweise keine „Y-Berichte“).
Definitionen
X-Bericht: Ein zusammenfassender Zwischenabschlussbericht über die bisherigen Kassenaktivitäten des Tages, wie Umsätze, aufgeteilt nach Zahlungsmethoden, Rückerstattungen usw. (einzelne Details können variieren). Er kann jederzeit während eines Handelstages erstellt werden, ohne dass die Datensammlung des jeweiligen Tages im Kassensystem zurückgesetzt werden muss.
Z-Bericht: Der Z-Bericht (auch Z-Bon oder Zählbericht genannt) ist ein Tagesabschlussbericht und wird am Ende eines jeden Handelstages erstellt. Er zeigt den Gesamtumsatz des Tages und eine Zusammenfassung der relevanten Kassenvorgänge an, wie in einem X-Bericht. Er setzt alle Vorgänge des Tages zurück, so dass ein neuer Handelstag mit neuen Zahlen beginnen kann.
X-Berichte sind eine Momentaufnahme des Gesamtumsatzes und der Kassenaktivitäten zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie den Bericht erstellen – also zu jedem Zeitpunkt vor dem letzten Bericht des Tages, dem Z-Bericht. Sie können so viele X-Berichte erstellen, wie Sie möchten, ohne etwas am System zu ändern.
Filialleiter können X-Berichte verwenden, um am Ende einer Schicht, aber vor der Schließung des Geschäftes, den Status der Verkäufe während des Tages zu überprüfen oder zum Beispiel, um zu prüfen, wie viel Geld eingenommen und wie viel herausgegeben wurde, etwa als Wechselgeld oder Erstattung.
Und was ist ein Z-Bericht? Das „Z“ ist der letzte Buchstabe des Alphabets, was einen Hinweis auf den Zeitpunkt der Erstellung des Z-Berichtes gibt. Denn ein Z-Bericht ist der Tagesabschluss-Bericht, der am Ende des Geschäftstages erstellt wird.
Die Z-Berichte geben nicht nur einen endgültigen Überblick über die Verkäufe, Rückerstattungen, Zahlungsmethoden und mehr in Bezug auf den jeweiligen Tag.
Das Erstellen eines Z-Berichtes setzt auch die Gesamtsummen zurück, so dass ein neuer Handelstag bei null beginnen kann.
Ein Z-Bericht kann nicht erneut erstellt werden. Sobald er gezogen und die Gesamtsummen zurückgesetzt wurden, werden alle Kassenvorgänge ab diesem Zeitpunkt auf den folgenden Handelstag verschoben.
Informationen in X- und Z-Berichten
Verschiedene Kassensysteme können unterschiedliche Details in den allgemeinen Berichten aufführen, aber die Informationen in einem X-Bericht und in einem Z-Bericht sind mehr oder weniger bei allen Anbietern gleich.
Ein preiswertes Kassensystem zeigt jedoch Dinge wie stornierte Verkäufe oder die insgesamt vereinnahmten Trinkgelder nicht an, wenn diese Funktionen schon beim Kassieren nicht vorhanden sind.
Auch bei analogen Registrierkassen kann es Einschränkungen geben. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass eine solche Kasse nicht in der Lage ist, die über ein Kartenterminal akzeptierten Kartenzahlungen nach Art der Karte zu unterscheiden, es sei denn, die Kasse verfügt über Tasten zur Registrierung des für die jeweilige Transaktion verwendeten Kartentyps.
Ein fortschrittliches Kassensystem, in das das Kartenterminal vollständig integriert ist, wird in der Lage sein, viele Details anzuzeigen. Teilweise gibt es hier sogar die Möglichkeit, die in dem Bericht angezeigten Informationen anzupassen.
Folgende Informationen können unter anderem in X- und Z-Berichten enthalten sein:
Z- und X-Berichte über das Kartenterminal
Hervorzuheben ist auch die Möglichkeit der Berichterstellung über ein Kartenterminal. Herkömmliche Kartenterminals, wie die Modelle von Ingenico und Verifone, können nur X- und Z-Berichte in Bezug auf die Kartenterminal-Vorgänge ausdrucken. Dazu gehören Transaktionen, die in Kartenherausgeber (Visa, Diners Club, usw.) und andere Kategorien wie Kartenrückerstattungen unterteilt sind.
Wenn Ihr Kartenterminal nicht in das Kassensystem integriert ist, ist es wichtig, den Z-Bericht des Kartenterminals dem Z-Bericht der Kasse beizufügen, um die Summen der tatsächlich mit dem Kartenterminal angenommenen Kartenzahlungen mit den manuell im Kassensystem eingegebenen Kartentransaktionen abzugleichen. Dieser Vergleich der Kartenterminal-Summen mit den an der Kasse bestätigten Kartenzahlungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Abrechnung bei einem Kassensystem, bei dem das Kartenterminal nicht integriert ist.
Wenn das Kartenterminal in das Kassensystem integriert ist, und somit keine manuelle Bestätigung der erfolgreichen Kartentransaktion erforderlich ist, wird der zusätzliche Z-Bericht des Kartenterminals möglicherweise nicht erforderlich sein, um die tatsächlich verarbeiteten Kartenzahlungen zu überprüfen.
Berichte beim Cloud-basierten Kassensystem
Und wie sieht es mit den X- und Z-Berichten bei einem Cloud-basierten Kassensystem aus? Oft findet man bei diesen modernen Kassensystem-Lösungen den Begriff „tägliche Verkaufsberichte“ und Echtzeit-Verkaufsanalysen, die teilweise mit dem Begriff „Wachstumsanalysen“ beworben werden.
Früher wurden „X-Berichte“ über eine Registrierkasse ausgedruckt oder durch ein altes elektronisches Kassensystem generiert. Die heutigen Cloud-basierten Kassensysteme ermöglichen es Ihnen, eine Momentaufnahme der Umsätze in Echtzeit über das Backoffice-Konto des Kassensystems zu erhalten, ohne Berichte „generieren“ beziehungsweise erstellen zu müssen.
Der Detailgrad der angezeigten Geschäftsvorgänge hängt von der Komplexität des Kassensystems ab. In der Regel können Sie in der Software festlegen, was Sie sich ansehen möchten, etwa die Tagesgesamtumsätze, die nach Zahlungsmethoden unterteilt werden können.
Einen Z-Bericht zu erhalten, ist dagegen nicht so einfach. Einige preiswertere Kassensysteme verfügen nicht über einen sogenannten Z-Bericht. Möglicherweise können Sie aber die Tageszeit, zu der die Daten Ihres Handelstages zurückgesetzt werden, voreinstellen.
Es kann sein, dass Sie den Z-Bericht nicht manuell erstellen können, wenn es sich um einen automatischen Prozess handelt, bei dem Sie eventuell am Ende eines jeden Handelstages einen E-Mail-Bericht erhalten. Teilweise können Sie auch einen Tagesbericht am folgenden Tag exportieren, wenn die Gesamtsummen des Vortages endgültig feststehen.
Sind Z-Berichte GoBD-konform?
Damit ein Cloud-basiertes oder elektronisches Kassensystem die Anforderungen des Finanzamtes in Deutschland erfüllt, wozu unter anderem die sogenannten GoBD gehören, dürfen die einzelnen Transaktionen nicht lediglich in verdichteter Form gespeichert werden, also zum Beispiel nicht ausschließlich als Z-Bericht, der eine Zusammenfassung also Verdichtung der Einzeltransaktionen darstellt.
Zwar dürfen Z-Berichte weiterhin erstellt und aufbewahrt werden. Dies gilt aber nur, wenn die Grundaufzeichnungen der einzelnen Kassenvorgänge ebenfalls aufbewahrt werden und lesbar bleiben.
Viele Kassensystem-Anbieter in Deutschland gewährleisten die GoBD-Konformität ihrer Kassensysteme, wobei die Datenspeicherung und Datenarchivierung in der Regel vollautomatisch geschieht.
Hintergründe zu den GoBD: Fast jede Kasse sollte GoBD-konform sein
