Sollten Sie digitale Belege oder (giftige) Papierbelege ausstellen?

Digitale Belege gewinnen bei Einzelhändlern in Deutschland an Bedeutung. Sollten auch Sie papierlose Quittungen in Ihrem Unternehmen bereitstellen? Für Kunden haben SMS- und E-Mail-Belege gegenüber Papierbelegen sowohl Vorteile als auch Nachteile.

Vorweg sollte aber die Frage geklärt werden, ob eine Pflicht zur Quittungserteilung auf Papier besteht.

Aus § 368 BGB folgt, dass man zur Erteilung einer schriftlichen Quittung verpflichtet ist, wenn der Kunde danach verlangt. Die Schriftform erfordert gemäß § 126 BGB eine eigenhändige Unterschrift; am Papier käme man demnach also nicht vorbei.

Gemäß § 126 BGB kann der verlangte Beleg aber auch in elektronischer Form ausgestellt werden, allerdings muss er dann gemäß § 126 a BGB über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen.

Die meisten Kunden werden aber weder bei Papierbelegen noch bei papierlosen Belegen eine Unterschrift verlangen. Und solange keine offizielle Quittung – also mit Unterschrift – vom Kunden verlangt wird, müssen Sie eine solche auch nicht ausstellen.

Papierbelege werden weniger

Das Hauptproblem bei Papierbelegen ist die giftige Chemikalie Bisphenol A, kurz BPA. Dieses ist im Thermopapier enthalten, das für die glatten und glänzenden Belege sorgt, die von Thermodruckern erzeugt werden. Diese Art Drucker ist auch bei vielen EC-Terminals integriert. BPA wird über die Haut aufgenommen und sammelt sich im Laufe der Zeit im Körper an. Die Chemikalie ist also besonders gefährlich für Laden-Mitarbeiter, die ständig mit den Quittungen in Berührung kommen. BPA ist dafür bekannt, Hormone zu beeinflussen und die Wahrscheinlichkeit von Herzerkrankungen sowie anderen Gesundheitsproblemen zu erhöhen.

Ein weiterer Nachteil vom BPA: Wegen der Schädlichkeit der Chemikalie kann das Thermopapier nicht recycelt werden. Es gibt zwar auch recycelbares und ungiftiges Belegpapier auf dem Markt. Aber traditionelle Kartenterminals und kostengünstige Kartenlesegeräte sind in der Regel nur mit dem BPA-haltigen Thermopapier kompatibel.

Papierbelege haben auch noch andere Nachteile. Viele Kunden verlieren die kleinen Papierzettelchen. Außerdem kann der Aufdruck mit der Zeit verblassen oder beim Waschen sofort verschwinden. Negativ schlagen auch die Kosten für das Quittungspapier und den Drucker zu Buche. Digitale Quittungen erfordern hingegen nur eine Internetverbindung und eine Digital-Quittungs-Funktion in der jeweils verwendeten Kassensoftware.

Datenschutz bei digitalen Belegen

Trotz allem sind digitale Belege auch keine perfekte Lösung. Stellen Sie sich vor, dass sich ein Kunde bei Hochbetrieb in Ihrem Laden aufhält. Wenn er nun für einen Artikel bezahlt, werden Sie ihn nach seiner E-Mail-Adresse oder Telefonnummer fragen müssen, um ihm den digitalen Beleg schicken zu können. Aber wer möchte in Eile und vor anderen Menschen in einer Schlange einem fremden Ladenangestellten seine persönlichen Kontaktinformationen mitteilen. Und woher soll der Kunde wissen, dass der Geschäftsinhaber ihn nicht mit Marketing-E-Mails bombardieren und die erworbenen Kontaktdaten nicht verkaufen wird?

Da die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 in Kraft getreten ist, sollten Verbraucher darauf vertrauen können, dass die Einkaufsläden bestimmte Datenschutzbestimmungen einhalten. Die Verwendung der Kontaktdaten für Werbezwecke – oder Ähnliches – ist den Unternehmen nicht gestattet, es sei denn, der Kunde hat dem ausdrücklich zugestimmt. Überträgt man das auf den Fall der Zustimmung zum Empfang von digitalen Belegen, heißt das: Ladenbesitzer müssen ihre Kunden um eine zusätzliche Erlaubnis bitten, wenn sie beabsichtigen, die Kontaktdaten für etwas anderes zu verwenden, als die Zusendung einer Quittung für den gerade getätigten Kauf.

Wegen der lange währenden Praxis vor Inkrafttreten der DSGVO werden die Kunden oft misstrauisch, wenn ein Unternehmen nach persönlichen Kontaktdaten fragt, selbst nach so etwas Einfachem wie der E-Mail-Adresse für die Zusendung einer Quittung. Händler können diese Angst abbauen, indem diese eine Erklärung bereithalten, in der steht, wofür die erhobenen Daten verwendet werden. Es empfiehlt sich, ein Schild an der Kasse aufzustellen, auf dem steht, dass die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse nur dazu verwendet wird, einen Beleg zu versenden.

Vor langen Warteschlangen wird es Kunden geben, die ihre persönlichen Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ungern herausgeben

Die Quittungs-Art wirkt sich auf die Effizienz der Kasse aus

Beim Kassieren stellt sich immer die Frage, wie kann man den Kundenkontakt so effizient wie möglich gestalten. Wer Papierbelege aushändigt, muss keine Kontaktdaten verlangen. Der Belegdruck dauert nur ein paar Sekunden.

Zur Vereinfachung des digitalen Belegversandes, gibt es Systeme, die eine einmal angegebene E-Mail-Adresse speichern. Bei der nächsten Kartenzahlung wird der Beleg dann an die verknüpfte E-Mail-Adresse geschickt.

Im Gegensatz dazu werden digitale Quittungen per E-Mail oder SMS versendet. Die dazu erforderliche E-Mail-Adresse beziehungsweise Telefonnummer muss jedoch zuerst vom Kunden mitgeteilt werden, was im Vergleich zum Papierbeleg zusätzliche Zeit kostet. Außerdem könnte der Kunde unter Umständen in Verlegenheit gebracht werden, wenn Sie ihn auffordern, persönliche Informationen in Anwesenheit von anderen Menschen in der Warteschlange herauszugeben.

Bis sich die Käufer an den Ablauf bei digitalen Belegen gewöhnt haben, kann es noch zu einigen unangenehmen Begegnungen im Verkaufsalltag kommen.

Neuere Empfangssysteme versuchen jedoch, dieses Problem zu beseitigen, so dass es keine oder nur minimale Angaben von Kunden erfordert, um eine elektronische Quittung zu versenden. Der Komplett-Lösungs-Anbieter iZettle geht zum Beispiel so vor: Sobald ein Kunde zum ersten Mal eine Quittung per E-Mail erhalten hat, speichert iZettle die E-Mail-Adresse sicher in seinem System und verknüpft sie mit der verwendeten Debit- oder Kreditkarte. Wenn der Kunde das nächste Mal über einen iZettle-Kartenleser bezahlt, weiß das System, welche E-Mail-Adresse mit der Karte verknüpft ist. Der Verkäufer kann also den neuen Beleg per E-Mail an den Kunden versenden, ohne erneut nach den Kontaktdaten fragen zu müssen.

Auswirkungen auf die betriebliche Rechnungslegung

Unternehmer brauchen Belege vor allem dazu, um ihre Ausgaben nachzuweisen. In der Vergangenheit hatte man dies über Papierbelege getan.

Jetzt, wo die papierlose Buchhaltung zum Normalfall wird, verwenden Unternehmen Cloud-Systeme. Die Quittungen werden hier elektronisch an das Buchhaltungssystem übermittelt. Wenn man eine Quittung nur in Papierform hat, muss diese erst digitalisiert werden – entweder durch Einscannen oder Abfotografieren. Beim Rechnungsprogramm Debitoor zum Beispiel kann man Letzteres in der hauseigenen App machen und das Foto dann gleich als Ausgabe in seinem Buchhaltungskonto hinterlegen.

Noch schneller geht es, wenn man einen digitalen Beleg per E-Mail erhält. Viele Buchhaltungssysteme verfügen über eine eigene E-Mail-Adresse, an die man den erhaltenen E-Mail-Beleg weiterleitet. Debitoor etwa zeichnet den Vorgang dann automatisch als Ausgabe auf, sofern man im Betreff der E-Mail den Rechnungsbetrag und das Rechnungsdatum einträgt.

Viele Startups mit jungen Kunden drucken keine Papierbelege aus. Foto: Emily Sorensen, Mobile Transaction

Sollten Sie auch digitale Belege anbieten?

Viele Kunden bevorzugen immer noch Papierbelege, aber das bedeutet nicht, dass diese Personen E-Mail- oder Textbelege ablehnen. Sie sind nur auf Verlangen des Kunden verpflichtet eine Quittung mit Unterschrift auf Papier auszuhändigen; alternativ können Sie eine digitale Quittung mit elektronischer Signatur versenden.

Sollte der Kunde eine solche offizielle Quittung nicht verlangen, bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie dem Kunden einen Beleg ausstellen oder nicht, und auch die Entscheidung bezüglich der Form – digitaler Beleg oder Papierbeleg – bleibt in diesem Fall Ihnen überlassen. Am Ende werden die meisten Unternehmen das tun, was am günstigsten ist und für den Kunden trotzdem nicht allzu unangenehm.

Viele Menschen möchten heute so wenig Müll wie möglich produzieren. Auch dies ist ein Argument für digitale Belege. Um zu entscheiden, ob es in Ihrem Unternehmen besser wäre, grundsätzlich papierlose Belege anzubieten statt Papierbelege, kann Ihnen die Beantwortung folgender Fragen als Entscheidungshilfe dienen:

• Bestehen Ihre Kunden in der Regel auf die Ausstellung einer Papierquittung?

• Gibt es erhebliche negative Auswirkungen zu befürchten, wenn Sie Quittungen standardmäßig digital ausstellen?

Sie sind nur auf Verlangen des Kunden verpflichtet, einen Beleg mit Unterschrift – bei papierlosen Quittungen elektronisch signiert – auszuhändigen. Ohne Kundenverlangen können Sie auch Belege aushändigen, die nicht signiert sind – das gilt auch für digitale Belege.

Lautet die Antwort auf beide Fragen Nein, sollten Sie grundsätzlich papierlose Belege anbieten. Denn digitale Belege sind die beste Entscheidung für die Umwelt, die Mitarbeiter und die Gewinnmargen – Sie sparen das Geld für den Belegdruck. Nur ausnahmsweise sollten Sie Papierbelege ausstellen, wenn der Kunde unbedingt darauf besteht und diesen Beleg dann auch unterschreiben. Wenn Sie eine oder beide der obigen Fragen mit Ja beantworten müssen, sollten Sie standardmäßig einen Quittungsdrucker für die Ausstellung von Belegen verwenden, um einen reibungslosen Ablauf beim Kassieren in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

In der folgenden Übersicht sind die Vor- und Nachteile von digitalen Belegen und Papierbelegen zusammengefasst:

Papierbelege

Sie müssen Ihre Kunden nicht nach der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer fragen

An einigen Kassen kann es schneller sein, Papierbelege bereitzustellen

Die meisten Papierbelege können nicht recycelt werden und erhöhen das Risiko für Krankheiten

Der Quittungstext auf dem Papier bleicht mit der Zeit aus, und Menschen neigen dazu, Papierbelege zu verlieren

Belegpapierrollen, Drucker und Tinte kosten Geld

Digitale Belege

Dauerhafter Kaufnachweis, der von überall aus zugänglich ist

Digitale Spesenbelege sind ideal für moderne cloud-basierte Buchhaltungssysteme

Sollte die Funktion im Kassensystem vorhanden sein, können digitale Belege in der Regel kostenlos bereitgestellt werden

Möglicherweise müssen Sie nach der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden fragen

Kunden, die eine Papierquittung bevorzugen, könnten durch digitale Quittungen irritiert sein