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Gastrofix im Test – flexibles iPad-Kassensystem für die Gastronomie

Von Lena Weber|2018-11-22T18:01:45+00:0022. November 2018|Tags: , |
Unsere Wertung(4/5)

Gastrofix ist ein unkompliziertes iPad-Kassensystem, das alle gängigen Kassenfunktionen unterstützt.

Das mobile Tablet-Kassensystem Gastrofix zeichnet sich durch seine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung aus. Es wird ergänzt durch ein Web-basiertes Backoffice für Datenpflege, statistische Auswertungen und Datensicherung in Echtzeit. Gastrofix ist geeignet für kleinere und größere Restaurants sowie Cafés.
  • Vorteile: Funktioniert auch ohne Internetverbindung mehrere Tage. Jederzeit kündbar. 24-Stunden Notfall-Support.
  • Nachteile: Modul „Gästebindung“ ist kostenpflichtig.
  • Kaufen wenn: Man einen Gastronomie- oder Hotellerie-Betrieb führt und ein umfassendes mobiles Kassensystem einsetzen möchte.

Wie funktioniert Gastrofix?

Die mobile Kellnerkasse des Gastrofix Kassensystems bildet ein iPad, iPad Mini oder iPhone, auf dem die Gastrofix App installiert ist. Die Gastrofix App ist für die Datenverwaltung und -Auswertung mit dem „Büro“ des Kassensystems, der Gastrofix Cloud, verbunden.

Das bedeutet: Wenn z.B. eine Buchung über die App auf dem iPad oder iPhone durchgeführt wird,  werden die dafür erforderlichen Daten aus der Cloud abgerufen und die durchgeführten Buchungen dann wieder zurück übertragen.

Gastrofix funktioniert auch, wenn keine Internet Verbindung besteht, was insbesondere bei möglichen Verbindungs-Unterbrechungen den Vorteil hat, dass Gastrofix auch offline benutzt werden kann.

Gastrofix kann man mieten

Für das Gastrofix Kassensystem benötigt man ein iPad als Kasse sowie ein iPad, iPad mini oder ein iPhone als mobile Kellnerkasse, auf dem die Software installiert wird. Dies kann besonders für kleinere Restaurants oder Cafés schnell ins Geld gehen, wenn man für jeden Kellner ein iPad oder iPhone kaufen muss.

Deshalb bietet Gastrofix die Möglichkeit an, die Hardware mit der Software gleich mit zu mieten. Auf dem iPad ist in diesem Fall bereits das vollständige Kassensystem inklusive aller Komponenten fertig eingerichtet und anschlussfertig.

Damit sind die Kosten für Gastrofix überschaubar, vor allem, weil man die erforderliche Kassensoftware nicht kaufen muss, sondern zu monatlichen Gebühren mieten kann. Die kleinste Lösung ist schon ab 59 Euro im Monat erhältlich (inklusive Backoffice in der Cloud und aller Updates), und bietet Flexibilität mit quartalsweiser Kündigungsfrist.

Zu beachten ist jedoch, dass zu den Kosten für die Hardware (Kauf oder Miete) und die Software (Miete) noch eine Gebühr für jede Kartenbuchung anfällt (mehr dazu siehe unten).

Welche Hardware ist kompatibel?

Als Kasse für Gastrofix sind kompatibel: iPads (ab iPad 2), iPads Mini, iPods Touch (ab 3. Generation) und iPhones (ab 3GS). Die benötigte Hardware kann bei Gastrofix bereits vollständig eingerichtet oder über Vertriebspartner bezogen werden. Alternativ können auch schon vorhandene iPads oder vergleichbare Apple Geräte eingesetzt werden, allerdings keine Android.

Zusätzlich benötigt man einen oder mehrere WLAN-Bondrucker (je nach Größe des Betriebs) und einen speziellen WLAN-Router, welcher die Apple-Geräte mit dem Drucker verbindet.

Weitere ergänzende Elemente wie Kassenladen, Geräte-Ständer, Befestigungen oder Bonrollen können im Fachhandel erworben und mit Gastrofix benutzt werden.

Welche Zahlungsmethoden sind mit Gastrofix möglich?

Auf Gastrofix lassen sich alle gängigen Abrechnungsarten wie Bar, Kreditkarte (Master, Visa, Amex), Debitor (Rechnung), Hausgast, Mitarbeiterverzehr, Bruch und Trainingsbuchung einstellen. Für das Sofortsplitten unter mehreren Parteien muss der Kellner den Bezahl-Dialog nicht verlassen. Vorgesehen ist außerdem das Bezahlen einer Rechnung mit unterschiedlichen Währungen oder Abrechnungsarten.

Für die Kartenabrechnung mit Gastrofix muss man jedoch über den mobilen Kartenleser und die Dienstleistungen eines anderen Anbieters gehen. Von der Firma Gastrofix selbst wird hier als Partner die Firma SumUp vorgeschlagen, über deren drahtlos mit dem Gastrofix-System verbundenes PIN+ Kartenterminal alle relevanten Kreditkarten akzeptiert werden.

Das Kartenterminal von SumUp bietet für 39 Euro ein Kartenlesegerät auf Basis moderner Chip- und PIN-Technologie. Die Handhabung ist einfach: Man gibt den abzurechnenden Betrag ein, dann wird die Karte des Kunden in das Gerät gesteckt, der Kunde gibt seine Geheimzahl ein und bestätigt die Zahlung. Der Beleg kann automatisch per SMS oder E-Mail versandt werden.

Die SumUp-App für iOS oder Android kann auf ein Smartphone oder Tablet gratis heruntergeladen werden. Ferner gibt es keine weiteren monatlichen Fixkosten. Allerdings fallen für jede Transaktion Gebühren an, deren Höhe sich nach dem Kartentyp richtet: 1,5 % für EC-Karten und 2,5 % für Kreditkarten.

Intuitive Handhabung

Gastrofix ist aufgrund seines schlichten Designs und der klaren Anordnung seiner Funktionen benutzerfreundlich sowie leicht zu bedienen.

gastrofix-bestellen-iphoneKellner verfügen auf dem Display über eine grafische Darstellung der Tische und des Raumlayouts, auf dem sie z.B. freie oder belegte Tische separat markieren können. Je nach Bedarf kann von dieser Darstellung zu einer Liste umgeschaltet werden. So können leere und reservierte Tische auf einen Blick gesehen werden.

Bestellt werden kann über die Schnelltasten, welche individuell pro Gang (z.B. Getränke, Vor- und Nachspeisen) im Voraus festgelegt werden können. Alternativ ist auch eine Abrechnung über den „Check-Out-Modus“ unabhängig von der Tischbelegung z.B. bei Thekenverkauf oder „To Go“ möglich. Nachbestellungen erfolgen durch einfaches Anklicken eines bereits gebuchten Artikels.

Gastrofix Kassenfunktionen

Boniert werden kann pro Artikelgruppe oder Artikel auf einen oder mehrere Bondrucker als Orderbon, Einzelbon oder Doppelbon. Sofortstorno ist während des Bestellvorgangs jederzeit möglich, während eine Stornierung nach Abschluss des Bestellvorgangs über Storno-Kontrolle ein Stornobon ausgegeben wird.

Mit Gastrofix können ganze Tische umgesetzt und an einen anderen Kellner übergeben werden, ohne dass dabei Bestellungen verloren gehen oder ein Bezahlvorgang ausgelöst werden muss. Möchten Gäste an einem Tisch getrennt bezahlen, ist dies mit den verschiedenen Abrechnungsarten (in bar, mit Kreditkarte oder per Rechnung etc.) durchführbar.

Als weitere nützliche Kassenfunktionen sind hervorzuheben die iOS-Statusleiste (Uhrzeit, WLAN Stärke sowie Batteriestatus) und der automatische Tagesabschluss.

Genaue und zuverlässige Mitarbeiterzeiterfassung

Integriert in Gastrofix ist eine Mitarbeiterzeiterfassungs-Funktion, mit welcher jeder Mitarbeiter erfasst und seine Anwesenheit dokumentiert werden kann. Über die Eingabe einer vierstelligen Nummer meldet sich der Mitarbeiter an und ab. Auf dem Belegdrucker kann ein individueller Bon-Ausdruck mit Mitarbeiter-Namen, Uhrzeit des Schichtbeginns und Schichtendes sowie der gesamten Arbeitszeit eingerichtet werden.

Kundenbindungs-Möglichkeiten

Auf Gastrofix können Kundendatenbanken angelegt, bearbeitet, abgefragt und ausgewertet werden – allerdings nur über das kostenpflichtige Modul Kunden- bzw. Gästebindung. Die Gästebindung ermöglicht u.a. die Abrechnungsart „Debitor“ mit einem eigenen Nummernkreis und Filterung der Gäste nach Suchbegriffen, z.B. Kundennummer, Name, Telefon, E-Mail oder Adresse.

Eine weitere sinnvolle Kundenbindungs-Funktion dieses Zusatzmoduls ist die Gutscheinverwaltung. Um bestehende Kunden besser zu binden oder um neue Kunden zu begeistern, können hiermit insbesondere Gutscheine erstellt und optional vor Ort mit Guthaben versehen und abkassiert werden. Gutscheine sind jederzeit wieder neu aufladbar und filialübergreifend verfügbar.

Vielseitige Reporting- und Controlling-Funktionen

Mit Gastrofix ist es ein Leichtes über das sog. „Dashboard“ alle wichtigen Kennzahlen wie Umsätze, Offenstände, Artikel, Renner-/Penner-Listen etc. im Auge zu behalten. Per Webbrowser kann man von jedem PC, Mac oder Tablet den Betrieb verwalten, kontrollieren und individuell gestalten.

gastrofix-backofficeGastrofix verfügt über vielfältige Reportfunktionen u.a. zu Bestellungen, Artikeln, Warengruppen, Umsätzen und Kellnern, mit denen Übersichten und Statistiken konkret für einzelne Betriebe oder ganze Filialen über beliebige Zeiträume hinweg abgerufen werden können. Die Ausgabe erfolgt auf dem Bildschirm, aus dem Drucker oder per Dateiexport (PDF, XLS, CVS).

Mit diesem Kassensystem ist das Monitoring und die Sofort- und POS-Kontrolle aller Bestellungen und Finanzströme im laufenden Betrieb jederzeit möglich. Nach den individuellen Bedürfnissen des Betriebes können u.a. automatische Warnungen bei offenstehenden Tischen, häufigen Stornos oder abweichenden Schicht-Umsätzen eingestellt werden.

Gastrofix protokolliert sämtliche Statusmeldungen, Transaktionen und Fehler in einem elektronischen Journal und überwacht automatisch alle Drucker auf ausreichendes Papier oder technische Defekte.

Datensicherung und Support

Die Anbieter von Gastrofix haben einen Schwerpunkt ihres Kassensystems eindeutig auf die zuverlässige Sicherung der Daten und den umfassenden Kundensupport gelegt. So werden mit Gastrofix nicht nur alle Daten automatisch auf allen benutzten Geräten minutenaktuell synchronisiert und gesichert. Auf Wunsch werden die Daten außerdem mit Cloud-Servern im Internet (entsprechend deutscher Datenschutz-Richtlinien) synchronisiert.

Sowohl Stammdaten (Benutzer, Artikel, Warengruppen usw.) als auch alle Transaktionsdaten (Bestellungen, Abrechnungen, Stornos, Splittings usw.) sind unverdichtet und verfügbar, da sie jederzeit als CSV- bzw. Excel-Tabelle oder in GoBD-konformem Format exportiert und lokal gesichert werden können. Damit entspricht Gastrofix den gesetzlichen Bestimmungen.
Rollen und Rechte können konkret vergeben werden für Verwaltungsmitarbeiter (etwa Zugriff auf Stammdatenpflege, Restaurant-Setup, Statistiken, Berichte und  Anlegen neuer Filialen) sowie Kellner.

Für neue Anwender von Gastrofix werden auf Wunsch die Installation, Systemeinrichtung, Schulung oder individuelle Beratung angeboten, und der telefonische Support steht den Kunden während der Vertragslaufzeit rund um die Uhr zur Verfügung.

Fazit

Als iPad-Kassensystem für die Gastronomie und Hotellerie erfüllt Gastrofix sämtliche Anforderungen gängiger Zahlungs- und Abrechnungsfunktionen. Es ist leicht zu bedienen und erlaubt – auch offline – eine umfassende Verwaltung von den relevanten Daten. Kreditkartenzahlungen sind allerdings nur über einen weiteren Anbieter und gegen eine Transaktionsgebühr möglich.

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