Registrierkasse vs. Kassensystem – was ist der Unterschied?

Ein zentraler Bestandteil des stationären Handels ist die Kasse, aber es gibt mehr als eine Art: Registrierkasse und Kassensysteme.

Registrierkassen waren früher in kleinen Läden Standard. Heute finden immer mehr (elektronische) Kassensysteme (Englisch: Point of Sale, oder POS) Verbreitung. Diese modernen Kassensysteme sind in vielen Fällen auch kostengünstiger als die klassischen Registrierkassen. Ein Geschäft, das in erster Linie Barzahlungen akzeptiert, bevorzugt wahrscheinlich auch heute noch eine Registrierkasse.

Lassen Sie uns die Hauptunterschiede zwischen einem Kassensystem und einer Registrierkasse betrachten und uns überlegen, was für wen die beste Wahl ist.

Registrierkassen

Wie der Name schon sagt, ist eine Registrierkasse ein Gerät zur Registrierung von Barzahlungen. Eine Registrierkasse wickelt nur Zahlungsvorgänge an der physischen Kassentheke ab. Sie ist nicht an ein computergestütztes Kassensystem angeschlossen, und es kann nur begrenzt andere Kassenhardware integriert werden.

Obwohl die eingebaute Kassenschublade eindeutig die ideale All-in-One-Lösung für Barzahlungen darstellt, können Sie auch Kartentransaktionen eingeben, indem Sie einfach den entsprechenden Knopf drücken, bevor oder nachdem Sie die Kartentransaktion auf einem unabhängigen Kartenlesegerät verarbeitet haben. Auch Quittungen werden von der Registrierkasse gedruckt. Hier noch einmal die wichtigsten Funktionen in der Zusammenfassung:

• Ein Gerät zur Registrierung von Transaktionen
• Inklusive einer Schublade für Bargeld
• Mit eingebautem Belegdrucker
• Hat Tasten zur Eingabe von Verkäufen
• Normalerweise elektronisch mit einem Display, auf dem Sie sehen können, was Sie eingegeben haben

• Manchmal mit kundenseitigem Display
• Integration von anderen Funktionen und Hardware eingeschränkt

Kassensysteme

Ein Kassensystem verfügt über wesentlich umfangreichere Funktionen als eine Registrierkasse. Anstatt ein Kassenautomat mit eingebautem Bargeldfach und Drucker zu sein, besteht ein Kassensystem aus verschiedenen Hardwarekomponenten, die miteinander verbunden sind. Dazu gehören ein Touchscreen-Display (möglicherweise ein Tablet), eine Kassenschublade, ein Belegdrucker, ein Barcodescanner und ein Kartenlesegerät. Damit dies funktioniert, benötigen Sie eine Kassensoftware, die mit den von Ihnen ausgewählten Geräten zusammenarbeitet.

Während der Hauptzweck die Abwicklung von Zahlungen ist, ist ein Kassensystem auch ein System von Geschäftsfunktionen, die mit den Transaktionen Ihrer Kasse verbunden sind. Dies beinhaltet Inventar mit Lagerbeständen, die automatisch aktualisiert werden, wenn Sie Produkte verkaufen, Echtzeitberichte, auf die von einem Remotecomputer aus zugegriffen werden kann, Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter und eine Kundenbibliothek mit Vorteilsprogrammen.

Mit anderen Worten, Sie werden dabei unterstützt, Ihr Geschäft effizienter zu verwalten, was weniger manuelle Arbeit und mehr Tools beinhaltet, mit denen Sie durch Analysen mögliche Maßnahmen zur Verkaufsförderung erkennen können. Dies sind die Hauptmerkmale von Kassensystemen:

• Geräte und Kassensoftware, die ein Kassensystem bilden
• Mithilfe verschiedener Funktionen können Sie Ihr Unternehmen managen und nicht nur Verkäufe abwickeln

• Die Eingabetasten befinden sich auf einem Touchscreen
• Die Software läuft auf einem Computer, Tablet oder Mobilgerät
• Beinhaltet Backend-Verwaltungsfunktionen, auf die über einen Computer oder einen Webbrowser zugegriffen werden kann
• Besteht normalerweise aus einem separaten Kassenbildschirm, einer Bargeld-Schublade, einem Belegdrucker, einem Barcodescanner und einem Kartenlesegerät

Equipment, Software und Kosten

Die offensichtlichsten Unterschiede zwischen Registrierkassen und Kassensystemen sind die Kosten und Hardwarekomponenten. Was sind die physischen Unterschiede zwischen den beiden Systemen?

Eine Registrierkasse hat die niedrigsten Anfangskosten. Die beliebte Registrierkasse Casio SE-G1 kostet bei Amazon nur 100 €, zuzüglich Quittungspapier. Eine Schachtel mit 10 Rollen kostet etwa 20 €.

Vergleichen Sie das mit einem Kassensystem, für das Sie ein Touchscreen-Gerät (iPads kosten ab 320 €), eine Tablet-Halterung (ab 60 €), eine Kassenschublade (ab 40 €) und einen Belegdrucker (ab 120 € + Papierrollen) kaufen müssen. Dies entspricht mindestens 540 € für die absolut günstigste Lösung, die mit einer Registrierkasse vergleichbar ist – ohne Software.

Registrierkassen benötigen keine elektronische Kassensoftware, da die elektronischen Funktionen bereits in das Gerät integriert sind. Sie haben hier keine wiederkehrenden Zahlungen – aber Sie erhalten keinen kontinuierlichen Kundensupport, es sei denn, Sie zahlen für diesen Service. Im Gegensatz dazu basieren Kassensysteme in der Cloud (derzeit die meisten dieser Systeme für kleine Unternehmen) auf Abonnements, was auch einen fortlaufenden Kundensupport einschließt.

Schließlich sind Kartenzahlungen in beiden Fällen zusätzlich kostenpflichtig. Einige Kassensysteme, wie zum Beispiel Orderbird, umfassen die Verarbeitung von Kartentransaktionen über ein eigenes Kartenlesegerät, während andere verlangen, dass Sie über Dritte einen Kartenakzeptanzvertrag abschließen. In letzterem Fall können Sie das von Ihnen gewählte Kartenlesegerät möglicherweise in das System integrieren, wenn es sich um ein kompatibles Zahlungsunternehmen handelt, oder einfach das Kartenlesegerät unabhängig verwenden und Kartentransaktionen manuell in dem Kassensystem eingeben.

Bei Registrierkassen lassen sich keine Kartenlesegeräte integrieren. Sie können also sowohl ein Kartenlesegerät als auch eine Transaktionsverarbeitung wählen und diese zusätzlich zur Registrierkasse verwenden. Wenn Sie dann einen Verkauf abschließen, wählen Sie „Karte“ als Zahlungsmethode aus und legen gegebenenfalls die Kopie eines durch das Kartenlesegerät erzeugten Beleges in die Kassenschublade, um zu dokumentieren, dass die Zahlung erfolgreich war.

Kassenfunktionen

Eine Möglichkeit, Registrierkassen von Kassensystemen zu unterscheiden, besteht offensichtlich darin, zu sehen, was sie an der Kasse tun können.

Eine Registrierkasse kann die wichtigsten Kassenfunktionen ausführen, die ein Einzelhändler benötigt. Es werden Bargeld-, Karten- und Scheckzahlungen akzeptiert. Wenn Sie einen Barcodescanner besitzen, können Sie sogar die Barcodes von Produkten scannen, die Sie in der Registrierkasse gespeichert haben. In den beliebten Casio-Registrierkassen können bis zu 2000 Produkte gespeichert werden, allerdings speichert das billigere Modell SE-G1 nur bis zu 999 Produkte. Diese können in Produktkategorien unterteilt werden.

Mit Kassensystemen können Sie in der Regel unbegrenzt viele Produkte, Kategorien und Optionen speichern (zum Beispiel Größe und Farbe) sowie in einigen Fällen Bilder, die auf dem Bildschirm des Kassensystems angezeigt werden sollen. Und es ist viel anpassungsfähiger, da es jederzeit vom Bildschirm aus geändert werden kann, im Gegensatz zu einer Registrierkasse, bei der Sie alles auf einer SD-Karte speichern müssen.

Rückerstattungen, Rabatte und Berechnung der Steuern sind mit einer Registrierkasse und mit einem Kassensystem möglich. Sie können Mitarbeiter-IDs an einer Registrierkasse verwenden, aber bei Kassensystemen können Sie individuelle Berechtigungen für jedes Mitarbeiterkonto festlegen und auch Schichten und Verkäufe nach Mitarbeitern verfolgen.

Abrechnungsberichte mit Gesamtumsätzen nach Abteilung und Angebot – sogenannte Z-Berichte – können mit Registrierkassen gedruckt werden, ebenso wie Adhoc-Umsatzberichte, sogenannte X-Berichte. Quittungen können mittels einer Registrierkasse angepasst werden, aber nur Teile des Texts können bearbeitet werden. Normalerweise können Sie ein Firmenlogo auf den Beleg eines Kassensystems drucken sowie einen beliebigen Text hinzufügen. Darüber hinaus können Sie mit Kassensystemen Verkaufsberichte in verschiedenen Formaten anzeigen und drucken und sich dabei auf die Dinge konzentrieren, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen.

Business-Funktionen

Welche Rolle spielen Kassensysteme und Registrierkassen im operativen Betrieb? Im ersten Fall: eine ziemlich wichtige Rolle.

Eine Registrierkasse ist unabhängig von Bestandserfassung, Lieferantenverwaltung, Buchhaltung, Kundenbindungsprogrammen, Online-Shop und allen anderen Aufgaben zum Betreiben eines Geschäfts zu betrachten. Kassensysteme können all diese Aufgaben (je nach ausgewählter Software in unterschiedlichem Ausmaß) ausführen, egal ob auf dem Kassenbildschirm, auf einem Remote-Computer oder auf einem mobilen Gerät, wenn Sie ein Cloud-basiertes Kassensystem verwenden.

Wenn Sie ein Restaurant betreiben, wird die Registrierkasse Ihnen nicht viele Vorteile bringen. Bei einem Kassensystem mit Gastronomie-Software hingegen ist die Aufnahme der Bestellung am Tisch mit Transaktionen, Nachverfolgung von Zutaten, Tischreservierungen und vielem mehr verbunden.

Einige Kassensysteme bieten sogar Rechnungsstellung und Bezahlung mit Smartphone an – ganz zu schweigen von den zusätzlichen Tools, die Sie je nach Serviceanbieter integrieren oder auf die Sie upgraden können.

Für was soll man sich entscheiden?

Nun, da Sie die Hauptunterschiede kennen, wofür sollten Sie sich entscheiden: Registrierkasse oder Kassensystem?

Gründe für eine Registrierkasse:

• Niedrigere Anfangskosten und keine monatlichen Gebühren
• Ihr Internet ist nicht zuverlässig, daher benötigen Sie ein System, das offline funktioniert
• Sie haben ein Einzelhandelsgeschäft mit weniger als 2000 Produkten
• Sie haben mehr Bargeld- als Kartenzahlungen
• Sie möchten nur ein Gerät, das Transaktionen dokumentiert und Münzen, Banknoten und kleine Dokumente aufbewahrt
• Es macht Ihnen nichts aus, Geschäftsvorgänge wie Bestands- und Personalverwaltung manuell zu erledigen

Gründe für ein Kassensystem:

• Sie möchten ein zukunftssicheres System für Ihre Kasse, das sich in hohem Maße anpassen lässt
• Sie führen ein komplexes Geschäft wie ein Restaurant mit Service am Tisch oder ein vorratsintensives Einzelhandelsgeschäft
• Sie möchten Geschäftsprozesse automatisieren und letztendlich weniger Zeit für manuelle Arbeiten aufwenden
• Sie möchten menschliche Fehler vermeiden, indem Sie das System den Lagerbestand und die Verkäufe für Sie verfolgen lassen
• Ihr Internet ist stabil (für Cloud-Systeme), oder Sie können sich die Installation vor Ort leisten (für ein System vor Ort)
• Sie möchten Verkaufstrends bis ins Detail analysieren können