Square Point of Sale: Kostenlos, aber dafür mit Einschränkungen

Einfache Bedienung und individualisierbare Funktionen

Mit der Point-of-Sale-App von Square können Zahlungen aus beliebigen Quellen registriert werden: Bar, Karte, Scheck und mehr.

Square Point of Sale (vormals Square Register) ist sehr leicht zu bedienen und verfügt über individualisierbare Funktionen, welche die Abwicklung der Bezahlvorgänge zusätzlich vereinfachen. Square-POS-Nutzer können zum Beispiel den persönlich relevanten Mehrwertsteuer-Satz eintragen oder spezielle Rabatte geben.

Ein weiteres Plus: Damit Mitarbeiter nicht alle Square-Daten einsehen können, ist es möglich, separate Mitarbeiter-Konten mit beschränkten Zugriffsrechten anzulegen.

Folgende Funktion ist insbesondere für Bars und Restaurants vorgesehen: Lässt man eine Rechnung offen, kann man laufende Bestellungen sammeln und dann in einer Gesamtrechnung zusammenfassen.

Square POS ist sehr gut für Restaurants, Cafés und Bars geeignet, was sich zum Beispiel in der Trinkgeld-Funktion im Rahmen von Kartenzahlungen widerspiegelt. Bei der Eingabe des Kartenzahlungs-Betrages kann der Trinkgeld-Betrag getrennt ausgewiesen werden. Nicht ohne Grund ist das Kassensystem Square POS am beliebtesten bei Unternehmen, die im Gastronomie-Bereich tätig sind.

Praktisch ist auch die Inventar-Funktion. Square-POS-Nutzer können bei jedem Artikel in der Warenbibliothek angeben, wie viele Stücke zum Verkauf vorhanden sind. Die Stückzahlen werden nach jedem Verkauf aktualisiert. Wer möchte, kann sich per E-Mail warnen lassen, wenn der jeweilige Artikel-Vorrat einen kritischen Punkt erreicht.

Nach dem Abschluss einer Transaktion kann die Quittung wahlweise per E-Mail geschickt oder über einen kompatiblen Drucker ausgedruckt werden.

Und Übrigens: Man kann auch Offline mit der App Zahlungen registrieren. Sobald wieder eine Internetverbindung hergestellt wird, werden die erfolgten Transaktionen mit der Cloud abgeglichen.

Hardware-Zubehör

Square Point of Sale kann mit kompatiblen Quittungs-Druckern, Kassenschubladen und Barcode-Scannern kombiniert werden. Damit kann das Square System zu einer klassischen Registrierkasse ausgebaut werden.

Außerdem gibt es kompatible Ticket-Drucker, die Bestellungen direkt an die Küche oder die Bar weiterleiten.

Kartenzahlungen nicht integrierbar

Dass die App nicht auf Deutsch verfügbar ist, können sprachgewandte Verkäufer verkraften. Bedauerlich ist aber, dass in Deutschland Kartenzahlungen nicht in Verbindung mit der Square-Point-of-Sale-App durchgeführt werden können.

Kartenzahlungen werden nur dann in der POS-App von Square abgewickelt, wenn sie über Square Payments erfolgen. Square Payments – wozu auch die Zahlung mit dem Square Reader gehört – wird in Deutschland jedoch nicht angeboten und fremde Karten-Zahlungsdienstleister sind in der POS-Software von Square grundsätzlich blockiert.

Für den täglichen Betrieb heißt das: Kartenzahlungen können zwar manuell mit der Square-POS-Software registriert werden, der Zahlbetrag muss dann aber nochmals in ein Kartenterminal eingegeben werden, da die Zahlungs-Software des fremden Zahlungsdienstleisters nicht in Square-POS integriert werden kann.

Transaktions-Berichte und Statistiken

Wer sich trotz dieser Einschränkungen für die Square-Point-of-Sale-App entscheidet, kann sie kostenlos im App Store oder bei Google Play herunterladen. Die App bietet auch die Möglichkeit, sich die einzelnen Transaktionen noch einmal anzuschauen. Außerdem wird dargestellt, wie viel man insgesamt am Tag verkauft hat – aufgeschlüsselt nach Zahlungsarten, Artikeln und Steuer-Aufschlägen.

Detailliertere Statistiken, etwa zu den am besten verkauften Artikeln, liefert die kostenlose App Square Dashboard. Auch diese kann kostenlos bezogen werden.

Das Herunterladen von Verkaufs-Berichten und statistischen Datensätzen ist nur über den Browser im Online-Dashboard möglich. Die Berichtszeiträume können dabei individuell angepasst werden: von Stundenberichten über Tages- und Wochenberichte bis hin zu Monats- und Jahresberichten ist die Auswahlmöglichkeit groß.

Kasse ist nicht GoBD-konform

In einem Schreiben hat das Bundesfinanzministerium (BMF) dargelegt, welche Anforderungen das BMF an die elektronische Kassenführung stellt. Dieses sogenannte BMF-Schreiben trägt den Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD.

Die GoBD sind zwar nicht direkt bindend; sie stellen aber die Rechtsansicht des Bundesfinanzministeriums dar und sollten daher unbedingt eingehalten werden, wenn man Rechtsstreitigkeiten aus dem Weg gehen möchte. Leider gewährleistet Square nicht, dass sein POS-Kassensystem den GoBD entspricht; andere Anbieter machen das.

Rückerstattungen möglich

Einmal registrierte Verkäufe können nicht mehr gelöscht werden. Man kann lediglich eine Rückerstattung des Kaufpreises dokumentieren, damit der Verkauf buchungsmäßig nicht in die Gesamtverkäufe eingerechnet wird.

Vor Abschluss einer Transaktions-Aufzeichnung kann man den Kauf jedoch noch löschen, indem man auf „Current Sale“ klickt, dann auf den Pfeil im Kreis und dann auf „Clear Sale“.

Rückerstattungen sind unter dem Menü-Punkt „Transactions“ vorzunehmen. Hier wählt man einfach die betreffende Transaktion aus und klickt dann auf „Issue Refund“. Die App bietet nun die Möglichkeit, die Höhe des zu erstattenden Betrages auszuwählen und den Grund für die Rückerstattung anzugeben – wie etwa: „Accidental Charge“ (zu Deutsch: versehentliche Buchung). Im Feld „Other“ kann man individuelle Gründe formulieren.

Unser Fazit

Das Bezahlsystem Square Point of Sale ist eine kostenlose und leicht zu bedienende Alternative zu den etablierten Kassensystemen.

Händler mit wenigen Karten-Zahlern pro Stunde können damit leben, den Transaktions-Betrag sowohl in die Square-POS-App als auch in das Kartenterminal einzugeben.

Wer hingegen eine umfassende POS-Lösung sucht, bei der das Kartenterminal in die Kassensystem-Software integriert ist, sollte bei der Suche nach einem Anbieter gleich darauf achten, dass auch die GoBD-Konformität gewährleistet wird, was Square nicht tut.