Wahrscheinlich haben Sie „SKU“-Codes schon einmal auf Produkten oder Versanddokumenten entdeckt. Und sich dann gefragt: SKU – Was ist das? Welche Funktion hat sie im Verkauf?

Bedeutung von SKU: Die Abkürzung steht für Stock Keeping Unit.

Übersetzt auf deutsch ist SKU die Artikelnummer. Sie besteht aus acht bis zwölf Buchstaben und Zahlen, die je für bestimmte Produktinformation (Attribute) stehen. Sie wird auch als Produktcode oder individuelle Registriernummer bezeichnet.

Händler weisen ihren Produkten sowie Produktvatianten selbständig SKU-Nummern zu, um die Lagerbestände von verschiedenen Artikeln auseinanderzuhalten.

Die Artikelnummer (SKU#) kann folgende Informationen beinhalten:

  • Hersteller
  • Varianten (z.B. Farbe, Größe, Typ)
  • Weitere relevante Informationen für Ihren Shop

Sind SKUs in Ihrem Kassensystem oder E-Commerce-System angelegt, können Sie Ihre Lagerbestände an unterschiedlichen Standorten, eingehende Lieferungen sowie Produktdetails einsehen. Auch auf X- und Z-Berichten sorgen SKUs für Ordnung.

Die SKU# unterscheidet sich vom Barcode (Strichcode), dem UPC („Universal Product Code“; 12 Ziffern; behinhaltet Information, die für alle Händler zutrifft) und der EAN („European Article Number“; 8 oder 13 Ziffern; wird im EWR verwendet). UPC, Strichcode sowie EAN werden von der GS1-Organization zugeordnet und gelten international.

Im Gegensatz dazu sind die SKUs bei jedem Händler einzigartig und gelten nur für seine Artikel. Unternehmen müssen sie nicht verwenden, doch oft können Artikelnummern Vorteile mit sich bringen, wie wir im Folgenden zeigen werden.

Praktische Nutzen im Handel

Die Hauptaufgabe von SKU-Nummern ist, die Lagerbestände akkurat wiederzuspiegeln – im Laden und im Online-Shop. Im Detail helfen Sie Ihnen beim:

  • Prüfen und Anpassen von Lagerbeständen
  • Identifizieren von fehlenden Artikeln
  • Analysieren von Verkäufen
  • Verfolgen des Standorts von Artikeln
  • Koordinieren von Lieferaufträgen

Suchen Sie beispielsweise einen bestimmten Artikel, können Sie mithilfe der SKU Artikelnummer die Lagerbestände in Ihrem  EPOS (Electronic Point of Sale)/Inventarsystem prüfen, statt sich durch Ihren Lagerraum oder Versandkartons zu graben, während ein Kunde wartet.

Auch bei Bestellungen sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden mithilfe der SKU#, dass Artikel plötzlich nicht mehr vorrätig sind. Wenn Ihre Produktpalette wächst und Ihr Verkaufsvolumen sich erhöht, steigt auch die Kompexität in Sachen Nachbestellung. Deshalb sollten Sie Ihren Nachschub koordinieren, um einen Überhang an wenig verkauften Artikel und das Fehlen von beliebten Produkten zu vermeiden.

Manche Kassensysteme haben Nachbestellungen beim Lieferanten automatisiert. Dann können Sie eine Mindestanzahl bei Produkten angeben, die eine Nachbestellung auslöst sowie bestimmen, wie viel Stück eines bestimmten Produktes vorrätig sein sollen. Wenn Sie all Ihre Artikel mit einer SKU versehen, stellen Sie sicher, dass richtig nachbestellt wird.

Zu guter Letzt: Auch für E-Commerce birgt die SKU Vorteile. Produktempfehlungen in Online-Shops basieren auf SKU-Nummern. Außerdem sind die Lagerbestände so immer auf dem neusten Stand und korrekt erfasst.

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Keine Probleme mit dem Lagerbestand dank SKU

Damit Artikelnummern dabei helfen, Lagerbestände zu verfolgen und Bestellungen zu optimieren, müssen sie richtig angelegt sein. Folgendes sollten Sie vermeiden:

  • Negativer Lagerbestand: vor dem Produkt steht im Bestand ein Minus. Sie wissen nicht, ob es vorrätig ist oder nicht.

  • Phantombestand: das System zeigt einen positiven Bestand bei einem Produkt an, das Sie nicht oder nicht in der angegebenen Anzahl vorrätig haben.

Obwohl sich die beiden Bestandsfehler unterscheiden, haben sie Gemeinsamkeiten. Zeigt Ihr System einen negativen Lagerbestand an, wurde wahrscheinlich eine angekommene Lieferung nicht richtig registriert, während das Produkt gleichzeitig abverkauft wurde (Übrigens: Nicht alle Kassensysteme können einen negativen Lagerbestand überhaupt anzeigen).

Ein weiterer Fehler tritt auf, wenn die Person, die die Lieferung entgegengenommen hat, das Produkt als ein anderes registriert. Von diesem taucht nun ein Phantombestand im System auf.

Um das Problem zu lösen, müssen sie zunächst den negativen Lagerbestand korrigieren (von Null zu einer positiven Zahl), dann müssen Sie das betreffende Produkt, bei dem der Phantombestand vorliegt, im Lager und Laden zählen und die Zahl im System korrigieren. Nun können Sie den Überschuss mit korrekter SKU Artikelnummer eintragen.

Durch Artikelnummern behalten Sie beim Inventar und den Lagerbeständen den Überblick.

Jedoch können Phantombestände auch bei Diebstahl vorkommen. Wenn Sie ein Produkt nirgendwo finden können, könnte es gestohlen worden sein. Ist das der Fall, sollten Sie überdenken, wo im Laden Sie hochpreisige Artikel platzieren – oder ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Sachen Wachsamkeit schulen.

Auch auf diese Weise helfen Anzeigefehler zwischen echtem und registriertem Lagerbestand dabei, Probleme in Ihrem Geschäft zu identifizieren und zu beheben.

Wie man eine SKU erstellt

Der größte Vorteil von SKU-Codes? Sie werden in Ihr POS als auch in Ihr Lagerbestandssystem eingetragen.

Das ist nicht schwierig – vor allem wenn Sie einen automatischen SKU-Generator nutzen, der Bestandteil vieler Kassensystem- und E-Commerce-Software ist. Haben Sie keinen Generator zur Hand, können Sie durch kostenlose Software wie Zoho SKU Generator und Katana die SKUs erstellen und sie mithilfe einer Tabelle in Ihr Bestandssystem hochladen.

Alternativ können Sie Ihre Artikelnummern auch manuell erstellen und einfügen – vorausgesetzt Ihre Produktbibliothek ist nicht zu groß. Es gibt keine universellen Vorgaben für SKUs, doch Sie können sich an folgendem typischen Muster orientieren:

  • Die ersten 2-3 Zeichen: Produktkategorie, Abteilung oder Lieferant
  • Die nächsten Zeichen: Prduktmerkmal #1
  • Dann: Produktmerkmal #2
  • Die letzten Zeichen: Produkt-Identifikationsnummer

Die „Identifikationsnummer“ stellt sicher, dass Produkte mit den gleichen Merkmalen in den vorhergehenden Teilen der SKU voneinander unterschieden werden können.

Basierend darauf könnten Sie folgenden Code kreieren:

Kategorie: Papier = PA
Marke: Epson = EP
Typ: High-Gloss = HG
Sequenz-Kennung= 04

= SKU: PAEPHG04

Das wichtigste ist, dass Ihre SKU-Struktur in ihrer Logik konsistent is. So bleibt sie verständlich und leicht überprüfbar. Wenn beispielsweise wissen, dass „01″ immer für die Farbe Schwarz steht, sparen Sie Zeit, wenn Sie Ihren Bestand managen.

Sobald die SKUs den Produkten in der Produktbibliothek zugeordnet sind, können sie an Produktdetails einschließlich dem Strichcode gekoppelt (falls Sie den Barcode dem Produktprofil hinzugefügt haben).