Die Annahme von EC-Karten oder Kreditkarten erfolgt heutzutage mit Hilfe einer Internetverbindung, unabhängig davon, ob diese Verbindung über ein Festnetzanschluss, eine WLAN-Verbindung oder das Mobilfunknetz – etwa 3G – hergestellt wird.

Nicht alle Internetverbindungen sind jedoch zuverlässig, und nicht in allen Gebieten Deutschlands gibt es überhaupt ein ausreichendes Mobilfunknetz. Auf Festivals, in abgelegenen Gebieten und auf Märkten in schlecht versorgten Ortschaften haben Händler oftmals mit einer schlechten Netzverbindung zu kämpfen, während sie versuchen eine Kartenzahlung zu akzeptieren.

Aber kann man in einem solchen Fall auch offline EC- oder Kreditkartenzahlungen annehmen?

Einige Terminals können Zahlungen offline erfassen

Der einfachste Weg, Kreditkarten oder EC-Karten ohne Netzwerkverbindung zu akzeptieren, ist die Wahl eines Kartenterminals mit Offline-Funktionalität. Man kann davon ausgehen, dass mobile Kartenlesegeräte nicht funktionieren, solange sie nicht zumindest eine grundlegende Netzwerkverbindung haben. Einige traditionelle Kartenterminals hingegen können Offline-Zahlungen verarbeiten, wenn der Zahlungsdienstleister dies akzeptiert.

Aber wie funktioniert die Annahme einer Debit- oder Kreditkarte über ein geeignetes Kartenterminal offline? Normalerweise zieht man auch bei der Offline-Zahlung die Karte durch den Magnetstreifenschlitz, hält sie beim kontaktlosen Bezahlen nah an das Terminal oder steckt sie in den Chip-Leseschlitz ein. Die Karten- und Transaktionsinformationen werden im nächsten Schritt verschlüsselt und innerhalb der Software gespeichert, bis das nächste Mal eine Verbindung zum Internet aufgebaut werden kann. Mit anderen Worten: Die Transaktion wird eigentlich nicht offline verarbeitet, sondern ist im System anhängig, bis das System die Möglichkeit erhält, sich über das Internet mit den Banken zu verbinden.

Die Zahlungsdienstleister, die das jeweilige Kartenterminal zur Verfügung stellen, werden ein Limit haben, wie lange eine solche Offline-Zahlung anhängig sein kann, zum Beispiel 24 oder auch 72 Stunden. Wenn das Kartenzahlungsgerät innerhalb dieser Zeitspanne nicht wieder online geht, werden sowohl die verschlüsselten Transaktionsdaten als auch die Kartendaten gelöscht. Die Transaktion wird am Ende also nicht durchgeführt.

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Es besteht auch das Risiko, dass die Karte später abgelehnt wird, weil diese ungültig ist oder gestohlen wurde, was Sie aber erst erfahren, wenn die Durchführung der Transaktion online vom System versucht wurde.

Aufgrund des Risikos, dass die Zahlung nicht abgewickelt werden kann, kommt es vor, dass Ihr Zahlungsdienstleister Sie bittet, einige der folgenden Vorsichtsmaßnahmen zu treffen:

  • Begrenzung der akzeptierten Transaktionssumme bei Offline-Zahlungen auf einen Betrag, den Sie zu verlieren bereit sind, wenn die Zahlung nicht erfolgreich ist.

  • Wenn Sie die Zahlung entgegennehmen, soll überprüft werden, dass die Karte nicht abgelaufen ist.

  • Bitten Sie den Kunden, sich mit einem Personalausweis oder Reisepass auszuweisen, bei dem der dort angegebene Name mit demjenigen auf der EC-Karte beziehungsweise Kreditkarte übereinstimmt.

  • Prüfen Sie, ob die Unterschrift auf der Karte mit der Unterschrift auf dem Personalausweis oder dem Reisepass übereinstimmt.

  • Rufen Sie den Zahlungsabwickler an und bitten Sie ihn um einen Transaktions-Verifizierungscode, der im Terminal eingegeben werden kann, während der Kunde noch vor Ort ist.

Notlösung: Imprinter (Ritsch-Ratsch-Gerät)

Wenn Ihr Kartenterminal unerwartet ausfällt, können Sie bei der Akzeptanz von Kreditkarten auf den altmodischen Imprinter – auch als Ritsch-Ratsch-Gerät bekannt – zurückgreifen. Dieses Gerät erstellt eine Durchschrift der geprägten Kartendetails auf einem Papierzettel. Diesen Zettel kann man zur Überprüfung an die Bank schicken oder die Informationen, die man mit dem Zettel erfasst hat, später manuell in ein virtuelles Terminal eingeben.

Das Ganze funktioniert auf folgende Weise: Der Imprinter verfügt über einen Schiebemechanismus, der Druck auf ein Kohlepapier ausübt, das über die geprägte Kartennummer und die anderen Kartendetails bezüglich des Kunden gelegt wird. Diese Methode funktioniert also nicht mit Karten, die keine Prägung haben. Sie können weitere Details handschriftlich hinzufügen, etwa die Kartenprüfnummer (KPN) – auch CVC-, CVV-, CVN-, CSC- oder CCV-Code genannt. Die KPN befindet sich auf der Rückseite der Karte.

Ritsch-Ratsch-Gerät

Frau, die den beweglichen Teil eines Imprinters (Ritsch-Ratsch-Gerät) über ein Kohlepapier mit darunter liegender Kreditkarte zieht.

Weitere Informationen, die man auf dem Kohlepapier festhalten sollte, sind der Gesamtbetrag der Transaktion oder zum Beispiel die Unterschrift Ihres Kunden und die Ihrige – genug Informationen also, um die Zahlung später überprüfen zu lassen. Sie können den Kunden auch nach einem Ausweis fragen, der mit dem Namen auf der vorgelegten Kreditkarte übereinstimmt. Bei EC-Karten (girocard) funktionieren Imprinter nicht.

Der Kreditkarten-Imprinter war vor den 1990er Jahren ein alltäglicher Anblick, aber heute benutzen ihn die Geschäfte nur noch unter besonderen Umständen, zum Beispiel wenn ein Kartenterminal nicht funktioniert, das Internet ausgefallen ist oder die Kartendetails später manuell eingegeben werden sollen.

Kartendetails notieren zur späteren Eingabe

Theoretisch können Sie die Kartendetails einfach aufschreiben, während Sie im Kontakt mit dem Kunden sind, und die Transaktion dann später über ein virtuelles Terminal oder ein physisches Kartenterminal auf den Weg bringen, indem sie die notierten Kartendetails in diesen Terminals manuell eingeben. Das Problem dabei ist, dass der PCI-DSS-Standard diese Vorgehensweise nicht zulässt. Beachten Sie aber, dass das Schreiben auf ein beliebiges Stück Papier anders beurteilt wird als die Verwendung eines Imprinters; Letzteres erlaubt das Regelwerk des PCI-DSS.

Es gibt jedoch einen sicheren Weg, das Problem mit dem Notieren von Karteninformationen zu umgehen. Sie dürfen zwar keine sensiblen Kartendaten mit der Hand aufschreiben, aber einige Kassensystem-Softwares, wie die von Square, erlauben es Ihnen, die Kartendaten eines Kunden in einem sicheren System der Software zu speichern, wenn Sie vor Ort eine Einverständniserklärung ausdrucken, die der Kunde unterschreibt. Auf diese Weise autorisiert Sie der Kunde, die Kartendaten so lange aufzubewahren, bis er Sie auffordert, diese Daten zu löschen.

Es gibt jedoch mehrere Szenarien, in denen diese Methode fehlschlagen kann:

  • Der Kunde kündigt den Vertrag zu seiner Karte, bevor Sie die Möglichkeit haben, die Zahlung online zu veranlassen.

  • Der Kunde widerruft sein Einverständnis, dass Sie die Kartendaten behalten dürfen, nachdem er mit seinem Einkauf den Verkaufsort verlassen hat und bevor Sie die Zahlung bearbeiten können.

  • Die Karte ist gestohlen, ungültig oder deren Verwendung nicht autorisiert worden, wenn Sie die Transaktion in das System eingeben.

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Terminal, das bei schwacher Verbindung funktioniert

Der am wenigsten riskante Weg, EC-Karten oder Kreditkarten zu akzeptieren, ist der über eine Internet-Verbindung. Daher sollten Sie die Nutzung dieser Methode prioritär anstreben.

Einige Händler lassen sich vielleicht zu der Annahme verleiten, dass das von ihnen genutzte Kartenterminal offline ist, obwohl die Netzwerkverbindung in Wirklichkeit nur zu schwach ist, damit das Terminal die Zahlung verarbeiten kann. Einige Kartenzahlungsgeräte benötigen allerdings nur eine sehr geringe Verbindungsstärke, um Transaktionen verarbeiten zu können.

Internetverbindungen mit Hochgeschwindigkeit können bei mobilen Kartenterminals genutzt werden, die auf das 4G-Netz zugreifen können. Auch bei der Nutzung der meisten WLAN-Verbindungen ist die Inanspruchnahme von Hochgeschwindigkeiten möglich. Langsamere Geschwindigkeiten werden in folgenden Netzen erreicht:

  • 3G
  • GPRS
  • EDGE

Wenn Sie ein begrenztes Budget haben, können Sie günstige Kartenlesegeräte – wie das SumUp 3G – kaufen, die auch bei diesen Geschwindigkeiten funktionieren und vor allem ohne Vertrag genutzt werden können.

Alternativen für Offline-Zahlungen

Wenn keine der oben genannten Möglichkeiten in Frage kommt, können Sie stattdessen eine der folgenden Alternativen zur Offline-Zahlung nutzen:

  • Bitten Sie den Kunden, Geld von einem Geldautomaten abzuheben und wieder zurückzukommen, um bar zu bezahlen. Die Gefahr: Wenn das Geldabheben zu umständlich für den Kunden ist, kommt er möglicherweise nie wieder zurück.

  • Bitten Sie den Kunden um eine Telefonnummer, damit Sie ihn anrufen können, wenn das Internet wieder verfügbar ist. Der Kunde kann dann entweder zurückkommen, um persönlich bei Ihnen zu bezahlen, oder Sie können die Zahlung unter Umständen telefonisch entgegennehmen.

  • Lassen Sie sich die Mobiltelefonnummer des Kunden geben. Sie können ihm dann später per SMS einen Zahlungslink schicken, über den der Kunde aus der Distanz bezahlen kann.

Wenn der Kunde die gewünschten Artikel mitnimmt, bevor die Transaktion abgewickelt wurde, laufen Sie jedoch immer Gefahr, das Geld für diese Produkte niemals zu erhalten.

Einige Karten funktionieren offline überhaupt nicht

Karten mit NFC-Chip (kontaktlos), EMV-Chip und Magnetstreifen können in der Regel offline akzeptiert werden. Einige Debit- und Geldkarten mit elektronischem Chip können jedoch nur bei Vorhandensein einer Internetverbindung genutzt werden, die gegeben sein muss, während sich die Karten im Kartenterminal befinden.

Bei folgenden Debitkarten ist möglicherweise eine Internetverbindung nötig, damit sie vom Kartenterminal akzeptiert werden können:

  • EC-Karten (girocard)
  • Visa Electron
  • Maestro

Karten, bei denen die Kartendetails nicht auf die Karte geprägt wurden, scheiden schon aus diesem Grund aus, um sie in einem Imprinter zu nutzen.