Was kostet ein Kassensystem? Wir rechnen es Ihnen vor

Was kostet die Anschaffung eines Kassensystems? Je nachdem, ob es sich um ein Geschäft, ein Restaurant oder ein anderes Präsenzgeschäft handelt, variieren die Preise stark zwischen den einzelnen Branchen.

Der Preis für ein Kassensystem hängt von den eingesetzten Geräten ab, der Kassensystem-Software und von den Karten sowie mobilen Wallets, die akzeptiert werden sollen; teilweise entstehen auch laufende Kosten.

Wir konzentrieren uns auf die Anschaffung von Hardware und schätzen die Kosten für laufende Posten, die sich zum Endpreis eines Kassensystems addieren.

Übersicht

• Geräte im Überblick
• Touchscreens
  • Kassensystem-Software
• Kassenladen
• Belegdrucker
• Kartenterminals
• Barcodescanner
• Offlinemodus & Internet
• Pakete & Hardware

Übersicht über die Kosten von Geräten

Die Preise für ein komplettes Kassensystem hängen von den folgenden Faktoren ab:

1. Der Art des Unternehmens, die bestimmt, welche Funktionen und Ausrüstungen erforderlich sind.
2. Ob vorgefertigte Geräte ausreichen oder speziell angefertigte Teile benötigt werden.
3. Ob eine Offline-Funktionalität erforderlich ist.
4. Welche Karten und mobilen Wallets akzeptiert werden sollen.

Die typischen Hardware-Kassensystem-Kosten, die pro Kasse für ein kleines Unternehmen anfallen, betragen 400-1000 € plus eine Software-Lizenz von 19-99 € pro Monat. Am oberen Ende der Preisspanne können 2000-4000 € pro Kasse fällig werden.

Betrachten wir die gängigen Preislagen für ein Cloud-basiertes Kassensystem in einem kleinen bis mittleren Unternehmen. Die folgenden Komponenten gelten als wesentlich oder dringend empfohlen, wenn man ein Kassensystem anschaffen möchte:

Neben der zentralen Kassensystem-Hardware gibt es optionale Ausstattungen und Zubehör. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie alles benötigen, was angeboten wird – einige Zusatzleistungen sind nur für bestimmte Unternehmen relevant:

Die laufenden Kosten umfassen die Lizenzgebühren für die gemietete Kassensystem-Software, Papierrollen für den Belegdrucker und die Internetverbindung.

Lassen Sie uns die einzelnen Kosten aufschlüsseln und nach möglichen Alternativen suchen.

Kassensystem-Bedienoberfläche – Tablet- oder Touchscreen-Monitor

Die heutige Kassensystem-Software erfordert eher einen Touchscreen für die Bedienoberfläche als eine altmodische Registrierkasse dies erforderte, die mit physischen Tasten auskommt. Nur zur Vorwarnung: Viele der besten Cloud-basierten Kassensysteme funktionieren nur auf einem iPad und nicht auf Android-Tablets oder Computern.

Unternehmen verwenden in der Regel eine der folgenden Lösungen:

• Touchscreen-PC-Monitor mit Festplatte: 840-1550 €
• Benutzerdefinierte Displays im Supermarkt-Stil: bis zu 3220 €
  
• iPad (Standardausführung oder das Air-Modell): 379-549 €
  
• Android-Tablet: 99-750 €
  

Während Touchscreen-Computer bereits in einer sicheren Position aufrecht stehen können, benötigen iPads und andere Tablets einen Tabletständer an der jeweiligen Verkaufsstelle, um deren Diebstahl zu verhindern und das Tablet in der ergonomischsten Position für die Bedienung ausrichten zu können. Ein Tabletständer kann etwa 70-280 € (inkl. MwSt.) kosten.

iPad- oder Android-Tablet vs. benutzerdefinierte Touchscreens

Die Verwendung von handelsüblichen Endgeräten wie dem iPad oder einem Samsung-Tablet hat den Vorteil, dass das Kassensystem nicht auf das Tablet beschränkt ist und umgekehrt. Sie können flexibel zwischen kompatiblen Cloud-Kassensystemen wechseln – oder sich entscheiden, das Tablet für etwas anderes zu nutzen.

Touchscreen-PC-Monitore haben auch Vorteile: Diebe mögen sie nicht so wie etwa ein iPad, und sie eignen sich wegen ihrer Robustheit besser für bestimmte Kassensystem-Umgebungen. So sind beispielsweise Gastronomie-Touchscreens so konzipiert, dass sie Flüssigkeitsspritzern und häufiger Reinigung standhalten.

Es ist möglich, einen Windows-PC oder Mac-Computer zu verwenden, der keinen Touchscreen hat. Dies funktioniert aber nur, wenn man einen Barcodescanner einsetzt, eine Maus zum Klicken und eine Tastatur zum Schreiben. Sie können einen iMac-Computer für 1299 € inklusive Tastatur und Maus oder ein MacBook Air für 1249 € kaufen. Windows-PCs kosten nur circa 250 € inklusive Tastatur und Maus.

Wir empfehlen, keine Macs oder PCs ohne Touchscreen zu nutzen, wenn es sich um Geschäfte handelt, die viele Produkte schnell abkassieren müssen.

Computer eignen sich jedoch hervorragend für Backend-Funktionen wie das Drucken von Tagesabschlussberichten, die Analyse von Verkäufen oder die Bearbeitung von Produkten in der Bestandsbibliothek. Diese Funktionen können in der Regel auf einem Computer außerhalb des Verkaufsortes vom Filialleiter in einem Webbrowser, aber auch auf Tablet- oder PC-Touchscreen-Browsern aufgerufen werden.

Überlegen Sie auch, ob Sie eine kundenseitige Bildschirmanzeige wünschen, auf der die Kunden die gescannten Preise oder Angebote, die Sie festgelegt haben, einsehen können. Dies kann entweder ein Tablet in Verbraucherqualität oder ein spezielles Display für den Kassenbereich sein. Letzteres kann etwa 250 € kosten.

Zum Kunden zeigende Kassenbildschirme können sowohl Aktionen als auch Einzelposten der jeweiligen Buchung anzeigen.

Die alten, analogen Registrierkassen mit eingebauter Kassenlade, physischer Tastatur und Quittungsdrucker können immer noch für 110-880 € gekauft werden, aber moderne Cloud-basierte Software ist damit nicht kompatibel.

Kassensystem-Software – Cloud-basierte oder Vor-Ort-Installation

Ohne Software können Sie keinen Touchscreen bedienen. Das ist ein wesentlicher Posten für die Betreibung einer Kasse, also schauen wir uns auch hier die Preise an.

Kassensysteme sind heute meist Software as a Service (SaaS)-Pläne, bei denen Sie einen monatlichen, vierteljährlichen, halbjährlichen oder jährlichen Abonnement-Preis bezahlen. Je mehr Sie im Voraus zahlen, desto niedriger sind die monatlichen Kosten. Der Preis hängt auch von der Anzahl der Funktionen, der Branche und dem Umfang des Kundensupports ab. In der Regel bezahlen Sie eine Lizenz pro Tablet oder Computer, um die Kassensystem-Funktionen nutzen zu können. Je mehr Kassen Sie betreiben, desto mehr bezahlen Sie.

Die Kassensystem-Software ist für das Gastgewerbe in der Regel teurer, da die Software an die Gastronomie angepasst ist, um mit komplexen Bestellungen und Inhaltsstoffen umgehen zu können sowie zur Koordination des Tischservices in der Lage zu sein. Es ist üblich, dass Gastronomie-Unternehmen etwa 29-99 € (zzgl. MwSt.) pro Monat und Kassenlizenz bezahlen. Je niedriger der Preis, desto weniger Funktionen erhalten Sie in der Regel.

Einzelhandelssysteme sind für komplexe Produktbestände und das Lieferantenmanagement konzipiert und kosten zwischen 19-49 € (zzgl. MwSt.) pro Kassenlizenz. Auch hier beziehen sich die niedrigsten Preise in der Regel auf Verträge, bei denen nur die grundlegendsten Funktionen enthalten sind.

Wie sich die Funktionen der Kassensystem-Software auf die Kosten (und den ROI) auswirken

Unabhängig von der Branche möchten Sie möglicherweise bestimmte zusätzliche Funktionen im Zusammenhang mit dem eingesetzten Kassensystem haben, zum Beispiel E-Commerce, Kundenbindungsprogramme, Zahlungsintegrations- und Buchhaltungswerkzeuge. Diese Funktionen können jeweils als individuelle Zusatzleistung Extrakosten verursachen, oder das bereits vorhandene Kassensystem wird teurer.

Ihr Return on Investment (ROI) kann es wert sein, ein teureres Kassensystem zu verwenden, wenn es Ihnen hilft, Zeit und Geld zu sparen, zum Beispiel durch die Automatisierung von Lagerbestellungen bei niedrigem Bestand. Stellen Sie sich bei jeder Funktion die Frage: Wird dies für meinen Geschäftsablauf von Vorteil sein?

Einige Kassensystem-Anbieter bieten noch ältere Systeme an, die nicht von einer Internetverbindung abhängig sind. Dies erfordert eine Softwareinstallation auf Ihrem Computer oder einem Server vor Ort, so dass Sie im Voraus für die Software und die Unterstützung bei der Einrichtung bezahlen. Dies kann je nach Anbieter etwa 700-1400 € kosten. Große Ladenketten müssen mit Kosten in Höhe von bis zu 11.700 € rechnen. Die Größe Ihres Filialnetzes spielt also eine Rolle.

Kassenladen

Eine normale und sichere Geldschublade für Geschäfte aller Art, die einen gewissen Umsatz mit Barzahlungen machen, kann für 50-120 € erworben werden.

Kleine Geschäfte könnten eine kompakte Kassenlade mit eingebautem Quittungsdrucker bevorzugen, wie etwa den Star Micronics mPOP Bluetooth-Drucker, der in eine Kassenlade integriert ist. Der Preis für dieses Kombigerät liegt bei etwa 370 € (inkl. MwSt.).

Die mPOP-Kassenlade mit eingebautem Belegdrucker ist ideal für den Einsatz auf kleinstem Raum. Foto: Star EMEA

Belegdrucker

Die meisten stark frequentierten Geschäfte benötigen einen Quittungsdrucker, aber welche Art von Drucker sollte man anschaffen? Es gibt mobile und stationäre Modelle, wobei Letztere in der Regel die kostengünstigsten sind. Die beliebtesten Hersteller von Belegdruckern sind Star Micronics und Epson.

Stationäre Quittungsdrucker sind für fest installierte Kassen konzipiert. Sie kosten zwischen 125 und 800 € (inkl. MwSt.) je nach Druckgeschwindigkeit, Haltbarkeit und Design. Mobile Quittungsdrucker kosten zwischen 200 und 600 € (inkl. MwSt.).

Viele Restaurants benötigen auch Küchendrucker, die speziell auf die hohen Temperaturen in dieser Umgebung ausgelegt sind. Diese Geräte können ebenfalls circa 125-800 € (inkl. MwSt.) kosten.

Kartenterminal und Kosten für Zahlungen

Kartenzahlungen sind ein Thema für sich und ebenfalls mit Kosten verbunden. Traditionelle Händler-Zahlungsdienstleister für stationäre Kartenterminals sind zum Beispiel BS Payone oder Concardis. Beginnen wir aber zunächst mit den einfacheren Optionen: mobile Kartenleser ohne Vertrag.

Die preiswertesten Terminals sind Kartenleser, die in Verbindung mit einem Smartphone oder Tablet und einer Kassensystem-App funktionieren. Verbreitet sind die mobilen Kartenterminals iZettle Reader und SumUp Air. Diese kosten zwischen 59 und 79 € (zzgl. MwSt.) und sind mit keinem Vertrag verbunden, sondern berechnen nur Gebühren, wenn Kartenzahlungen oder Mobile-Wallet-Zahlungen entgegengenommen werden, also für die jeweiligen Transaktionen.

Concardis hat mit Concardis Optipay auch eine mobile Lösung im Programm.

Sie können auch eigenständige Kartenterminals erhalten, die ebenfalls keine vertragliche Bindung mit sich bringen, aber diese Terminals sind teurer: Das unabhängige Kartenlesegerät SumUp 3G kostet 129 € (zzgl. MwSt.) und das myPOS Mini, das genauso wie das SumUp 3G ohne Smartphone oder Tablet funktioniert, kostet 129 € (zzgl. MwSt.).

Herkömmliche Terminals mit eingebautem Belegdrucker werden in der Regel von Ingenico oder Verifone hergestellt. Diese kosten mehr, typischerweise zwischen 249 und 720 € (inkl. MwSt.). Außerdem müssen Sie noch die Quittungsrollen einkalkulieren, die täglich verbraucht werden. Sie können eine Packung mit 20 Belegrollen für circa 10 € bei Amazon kaufen. Moderne Kartenterminals benötigen keine Tinte, so dass Sie dafür nicht bezahlen müssen.

Wenn Sie das EC-Terminal auf einer Arbeitsplatte befestigen möchten, empfehlen wir Ihnen, einen Ständer zu kaufen, der zu Ihrem Terminal passt. Ein solcher Ständer kann 20-208 € (inkl. MwSt.) kosten.

Die traditionellen Zahlungsdienstleister bevorzugen in der Regel Kartenterminals zum Mieten, was ebenfalls mit Gebühren für die Karten-Transaktionen verbunden ist, aber im Gegensatz zu iZettle, SumUp, Concardis (Optipay) oder myPOS meistens den Abschluss eines Vertrages verlangt, der eine Mindestlaufzeit vorsieht.

Barcodescanner

Auch die verschiedenen Barcodescanner unterscheiden sich stark im Preis, der je nach Modell 15 € oder 682 € (inkl. MwSt.) betragen kann. Eine typische Preisspanne für einen zuverlässigen Einzelhandelsscanner, der sowohl normale Barcodes als auch QR-Codes scannen kann, liegt bei 35-84 € (inkl. MwSt.).

Für 682 € (inkl. MwSt.) erhalten Sie einen leistungsstarken und antibakteriellen Scanner für den Einsatz im Gesundheitswesen, wo von größter Bedeutung ist, dass er keine Bakterien beherbergt. Es gibt Scanner zu einem noch höheren Preis, aber bei diesen handelt es sich meist um mobile Geräte für logistische Zwecke oder die Durchführung einer Inventur. Die Barcode-Technologie, wie man sie aus dem Supermarkt her kennt, kann über 2000 € kosten, aber das sind speziell entwickelte Konstruktionen, die beispielsweise unterhalb einer Tischoberfläche funktionieren.

Internet-Funktionalität und Offlinemodus

Die Möglichkeit, das Kassensystem zu nutzen, selbst wenn die Leistung der Internetverbindung schwankt oder gar keine Verbindung vorhanden ist, bedeutet einen versteckten Kostenfaktor, den viele zunächst nicht in Betracht ziehen. Aber Ihre Verkäufe könnten stark sinken, wenn Sie nicht auf Internetstörungen vorbereitet sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dieses Problem zu umgehen.

100 % Cloud-basiertes Kassensystem

Eine zu 100 % Cloud-basierte Kassensystem-Software funktioniert nicht, wenn das Internet ausfällt. In diesem Fall benötigen Sie eine Backup-WLAN-Verbindung, die sich mit der Kassensystem-Software verbinden kann, um unangenehme Szenarien zu vermeiden, in denen Sie keine Verkäufe tätigen oder auf wichtige Daten zugreifen können.

Ein solches Backup könnte über ein Smartphone funktionieren, das auf den Modus „WLAN Hotspot“ eingestellt ist, damit sich das Kassensystem-Tablet mit ihm verbinden kann (über die Mobilfunkverbindung des Smartphones).

Oder Sie nutzen einen WLAN-Dongle, der unabhängig von Ihrem lokalen WLAN-Netzwerk ist und in der Anschaffung 3-95 € kostet. Zusätzlich fallen laufende Kosten für die Datennutzung an.

Sie können auch in einen sogenannten WLAN-Booster oder Extender (je 5-150 €) investieren, den Sie strategisch in Ihren Räumlichkeiten platzieren können, um sicherzustellen, dass alle Kassen während des ganzen Tages die beste Chance auf eine Hochgeschwindigkeitsverbindung haben.

Hybrides Kassensystem

Sie können sich auch für ein hybrides Kassensystem entscheiden, bei dem Sie Ihren Browser-Cache auch dann nutzen können, wenn das System offline ist. Sie können die einzelne Kasse in diesem Fall nicht mit anderen Kassen in Echtzeit synchronisieren, wenn Sie offline sind (es sei denn, Sie sind über ein lokal gehostetes System, einen Vor-Ort-Server, verbunden), aber Sie können die Kassensoftware auf den einzelnen Geräten weiterhin verwenden.

Fragen Sie den Kassensystem-Anbieter, welche Funktionen offline genutzt werden können, da dies stark variieren kann. Einige Anwendungen erlauben es beispielsweise nicht, sich anzumelden, wenn das Internet ausgeschaltet ist. Dadurch ist der Offline-Modus der App nutzlos, wenn Sie ausgeloggt sind.

Kartenzahlungen

Obwohl Kartenzahlungen mit einigen Systemen offline akzeptiert werden können, kann die Transaktion erst dann von dem Kartenaufsteller genehmigt werden, wenn Sie wieder online sind. Das bedeutet, dass Sie nicht sicher wissen können, ob diese Zahlungen erfolgreich sein werden, bis das Kartenterminal wieder online ist und die gespeicherten Transaktionsdaten verarbeitet werden können.

Zur Umgehung dieser Unsicherheit können Sie ein Ersatzkartenterminal kaufen, das unabhängig vom Kassensystem funktioniert und über eine 3G-Verbindung läuft, wie das Terminal myPOS Go, welches circa 29 € (exkl. MwSt.) kostet zuzüglich 15 € Versand.

Hardware-Pakete und kundenspezifische Ausstattung

Jetzt, wo Sie die einzelnen Gerätekomponenten kennen, sind Sie vielleicht in Bezug auf die Gesamtkosten verwirrt. Wäre es besser, ein Standard-Hardwarepaket von einem einzigen Kassensystem-Anbieter zu beziehen, anstatt die Geräte einzeln – möglicherweise sogar von verschiedenen Herstellern – zu kaufen? Der Kauf eines kompletten Kassensystems kann besser sein, aber das muss nicht immer der Fall sein.

Mit einigen Anbietern können Sie Angebote für benutzerdefinierte Installationen verhandeln, was für größere Geschäfte und Restaurants mit mehreren Kassen, Selbstbedienungsdisplays und so weiter empfohlen wird. Häufig beinhaltet dies auch die Einrichtung der Software, was 5850 € für eine einzelne Kasse von einem Premium-Dienstleister kosten kann.

Foto: iZettle

Für kleine Unternehmen mit nur einer Kasse genügt hingegen in der Regel ein Standard-Hardwarepaket, das man zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen kann.

Einzelhandelspakete mit iPad, Tabletständer, Kassenlade, Barcodescanner und Belegdrucker können 1405-1690 € (inkl. MwSt.) kosten. Gastronomiepakete mit iPad, Tabletständer, Quittungsdrucker, Küchendrucker und Kassenlade werden zum gleichen Preis verkauft. Hardware-Pakete mit einem Touchscreen-PC-Monitor können etwa gleich hohe und höhere Kosten (bis zu 2340 €) für eine einzelne Kasse verursachen.

Alternativ können Sie sich für maßgeschneiderte Kassensysteme entscheiden, die für den jeweiligen Verkaufspunkt konzipiert sind. Die Kosten variieren hier je nach den Umständen im Einzelfall.